Fazer uma boa gestão do tempo é uma demanda de grande impacto para diversos níveis da vida de um profissional, porque seja no trabalho ou na vida pessoal, estamos sempre lidando com a relação entre o relógio e as atividades a fazer.
Por isso, posso dizer que esse gerenciamento possui uma relação com nossa produtividade e a qualidade de vida. Mas nem todo mundo sabe como realizar uma boa gestão do tempo.
Assim, criei esse material como um guia rápido para mostrar como é possível, seguindo poucos passos, realizar a gestão do tempo e aumentar a produtividade na sua agência. Vamos nessa?
Afinal, o que é gestão do tempo?
Em um mundo profissional cada dia mais dinâmico, o tempo se tornou um ativo de grande valor. Afinal, quanto menor a nossa janela de tempo, maior o impacto na qualidade das entregas e produtividade da equipe.
Por isso, eu preciso falar com você sobre a importância dessa gestão na sua agência. Mas você sabe o que isso significa?
A gestão do tempo é a relação entre o seu tempo, as tarefas que precisam ser realizadas e os momentos livres que você precisa ter para descansar.
Você deve estar pensando: “Ah, Rafa, isso é bem óbvio!”. Pois é, mas por mais fácil que pareça ainda é um desafio em muitas empresas realizar esse gerenciamento.
Por exemplo, vamos imaginar que as demandas da agência são distribuídas entre as equipes, mas os colaboradores realizam suas tarefas de maneira aleatória, sem um fluxo comum, como é possível coordenar essa entrega?
Por isso, quando falo sobre o gerenciamento do tempo, a primeira coisa a se pensar é a otimização de produtividade.
Mas existem outros motivos muito importantes para aplicar esse gerenciamento na sua empresa. Confira alguns deles no próximo tópico.
Qual a importância de realizar uma boa gestão do tempo?
Uma boa gestão do tempo proporciona resultados em diversas áreas da sua agência, inclusive na qualidade de vida do seu ativo mais importante: os seus colaboradores.
Um time que tem uma definição de entregas claras e que pode se organizar melhor para realizar suas atividades pode trabalhar dentro dos prazos e entregar projetos com maior qualidade agregada.
Entre as dores de cabeça que fazer essa gestão pode ajudar a acabar na sua empresa, eu posso citar:
- Projetos inacabados;
- Clima organizacional ruim;
- Excesso de retrabalho.
É importante lembrar que, um time sem uma boa gestão do tempo tem maiores probabilidades de estresse e outros fatores que dificultam o dia a dia da agência.
E uma empresa com ambiente ruim não retém talentos, ou seja, a gestão do tempo é literalmente uma gestão de investimento.
Mas existem outros impactos negativos ocasionados pela má gestão do tempo, e eu vou detalhar as principais delas a seguir. Veja!
O que a falta de gestão do tempo pode acarretar a sua empresa?
A falta de gestão do tempo pode gerar um efeito dominó na sua agência, desde impactos em desempenhos individuais a problemas na sua estratégia de negócio.
Listei abaixo alguns dos problemas que a falta ou a má gestão do tempo pode gerar na sua empresa. Confira:
Baixa produtividade
As falhas na gestão do tempo causam uma bagunça na produtividade dos colaboradores, pois sem organização e realizando atividades sem um alinhamento a tendência é que o número de entregas seja cada vez mais baixo.
Além disso, essa desorganização pode gerar desmotivação e afetar o desempenho de todo time em médio e longo prazo.
Atraso nas entregas
Com um time desmotivado e desalinhado, é criado o ambiente perfeito para os atrasos nas entregas e a insatisfação dos clientes com a qualidade dos projetos realizados.
O número de retrabalho tende a aumentar quando a gestão do tempo não é realizada adequadamente. O retrabalho gera mais custos e prejuízo aos números da agência.
Perda de oportunidades de negócios
A última fase do efeito dominó causado pela má gestão do tempo é a perda de oportunidades de negócio, e isso acontece por pelo menos duas razões.
A primeira é a falta de tempo para absorver novas demandas por conta dos atrasos e necessidades de retrabalho, que mantém a equipe ocupada com tarefas que já deveriam estar entregues.
Além disso, a qualidade das entregas que são afetadas pela falta de gerenciamento pode gerar uma publicidade negativa para o trabalho da sua agência e afastar os atuais e novos clientes.
Mas esse problema não precisa sufocar o seu negócio, existe solução para esse problema. A seguir eu vou demonstrar como alguns passos simples podem ser tomados para aplicar a gestão do tempo na sua agência com eficiência. Acompanhe!
3 dicas para aplicar a gestão do tempo na sua agência
1. Construa um planejamento
O primeiro passo para fazer uma gestão do tempo eficiente é estabelecer um planejamento de acordo com os objetivos de curto, médio e longo prazo da empresa.
Esse plano ajuda a direcionar a execução das tarefas e pode ser utilizado para definir os OKRs e KPIs que serão utilizados pelas diferentes áreas da agência.
2. Utilize ferramentas de produtividade
Atualmente, a gestão do tempo conta com poderosas ferramentas que auxiliam a execução de tarefas e a otimização das produções.
As agências podem contar com plataformas que concentram em um só lugar todas as etapas de criação das campanhas e os colaboradores podem realizar a gestão do tempo individual, com aplicativos de To Do e planners digitais.
3. Alinhe a comunicação do seu time
Com planejamento estabelecido e ferramentas de produtividade adotadas, o próximo passo é manter todo time alinhado e mirando o mesmo alvo. Isso pode ser feito por meio da aplicação de alguns rituais organizacionais.
E uma das coisas que um bom alinhamento pode evitar, e que também diz respeito à gestão do tempo, é o retrabalho.
Mas você sabe o que isso significa e quais os impactos que ele causa na produtividade da sua agência?
Para falar mais sobre isso e lhe mostrar como é possível afastar o fantasma do retrabalho no cotidiano do seu time, escrevi um artigo com dicas de como evitar o retrabalho. Confira!
