Este artigo foi escrito e carinhosamente cedido para publicação aqui no blog por Éverton da Cunha, Agile and Product Ops Lead na HeroSpark.

O Kanban é um velho conhecido em empresas que fazem desenvolvimento de software, mas ele é um método que pode ajudar qualquer tipo de empresa a fazer a gestão do seu fluxo de trabalho. No final do dia temos um fluxo para entregar algo para o nosso cliente da melhor forma.

Vou mostrar cinco passos para ajudar a sua empresa a melhorar seu fluxo atual, para exemplificar na prática irei utilizar uma ferramenta chamada Trello, acredito que ela seja suficiente para estes primeiros passos.

1. Visualize o seu fluxo de trabalho

Este primeiro passo é simples mas é a base para os outros 4 passos, todo tipo de trabalho tem um fluxo onde algo entra neste fluxo e algo sai na outra ponta do fluxo.

Na figura abaixo eu mostro um quadro que pode representar o seu fluxo atual. Mas caso não represente, sem problemas, em um primeiro momento é importante visualizar o que temos hoje e conforme aprendemos  vamos incrementando ou modificando o nosso fluxo.

• Novas demandas: Aqui é a porta de entrada do seu fluxo, muitas demandas podem acabar entrando só com um título, uma breve descrição e etc…
• Refinar: Neste ponto do seu fluxo é onde vamos nos aprofundar um pouco mais sobre a nossa demanda, qual o escopo, riscos, dono(a) da demanda e etc..
• Para fazer: Aqui estão as demandas que já foram priorizadas e já está claro o seu escopo.
• Fazendo: Demandas em andamento
• Revisão interna: a demanda foi concluída mas pode ser interessante pedir uma segunda opinião para algum membro do seu time.
• Revisão externa: Demandas que possuem donos externos com um cliente ou uma pessoa de uma outra área da empresa. 
• Concluída: Demanda entregue.

2. Faça encontros olhando para o seu fluxo

Bem, já temos um quadro que representa o seu fluxo de trabalho atual e agora? Agora vamos olhar para o quadro para acompanhar nossas demandas no fluxo e também para entender o que podemos melhorar no fluxo atual.

Eu recomendo que se façam encontros diários olhando para este board, passando por cada etapa do quadro. 

O que é importante ressaltar, este encontro não é um “status report” onde todos precisam falar. O foco deste encontro é destravar demandas e fazer novas demandas entrarem no fluxo.

O quadro precisa auxiliar na resposta de algumas perguntas, exemplos:

• Tem alguma demanda que foi concluída ontem que precisa ser compartilhada com as demais pessoas?
• O que está faltando para estas demandas que estão em revisão interna ou externa serem concluídas?
• Temos algumas demandas ficando velhas aqui no quadro e/ou bloqueadas, o que podemos fazer para andar com elas?
• Temos demandas suficientes para abastecer o fluxo?

3. Priorize

Para ajudar as demandas fluírem no seu fluxo é fundamental que haja uma priorização, pois se tudo é prioridade, nada é. Veja uma forma de fazer isso usando os recursos de etiqueta e data de entrega do Trello:

• Vermelho é uma demanda de Alta prioridade
• Amarelo é uma demanda de Média prioridade
• Verde é uma demanda de baixa prioridade.
• A “Demanda 4” existe uma data limite para a conclusão.

Para esta priorização funcionar precisa ficar claro para todos os envolvidos o que significa cada tipo de prioridade, quais tipos de demandas se enquadram nestas prioridades e quando uma demanda precisa de uma data limite, exemplo da Demanda 4.

Na prática esta visualização de prioridades ajuda no encontro diário para destacar pontos de atenção e que precisamos destravar. E também ajuda na definição de demandas novas.

4. Enxergue os seus bloqueios

Queremos que as nossas demandas fluam naturalmente pelo o nosso fluxo, mas muitas vezes temos bloqueios e/ou dependências que são descobertas durante a execução.

É importante que se destaque os bloqueios, na figura abaixo estou utilizando a cor cinza na “Demanda 2” para dizer que estou com um bloqueio. 

Não é preciso esperar o próximo encontro diário para desbloquear mas se chegar no próximo encontro esta demanda precisa de um foco especial pois temos algo travando o nosso fluxo.

É fundamental entender se este bloqueio poderia ter sido evitado antes de chegar na execução, estes tipos de demandas podem ter grandes aprendizados para seu fluxo e consequentemente para a sua empresa.

5. Limite o trabalho em andamento

Se existem muitas demandas em andamento, talvez seu time esteja fazendo muito e concluído pouco.

Nas figuras abaixo, estou utilizando um recurso de “limitação” de demandas, eu configurei o Trello para que na etapa “Fazendo” tenha no máximo três demandas, quando se chega neste número temos uma sinalização amarela, passando para quatro demandas temos uma sinalização vermelha.

Com esta sinalização, talvez melhor do que começar uma demanda, seja unir esforços para que as demandas atuais andem.

Conclusão

O Kanban é uma poderosa ferramenta para fazer a gestão de uma empresa e vai muito além destes passos comentados mas para um começo são suficientes.

E lembre-se: visualize o fluxo de trabalho atual , aprenda com o que está vendo e melhore o fluxo. Com a evolução do fluxo, a empresa se torna mais eficiente e com isso mais clientes felizes na ponta final. 

Se você tiver interesse em aprender mais sobre Kanban, recomendo este livro.