Empreendedorismo, Gestão

Matriz de Prioridades: o que é e como fazer

Sente que está ficando sem tempo e com muitas tarefas? Então você precisa definir o que é prioridade! Veja o meu artigo sobre...

· 3 min leitura >
matriz de prioridades

Todo empreendedor tem inúmeras tarefas a cumprir durante o dia, e isso pode causar uma dúvida: como organizar a rotina para ser mais produtivo e priorizar as atividades certas?

Para auxiliar nessa decisão, existem algumas ferramentas, como a Matriz de Prioridades GUT e a Matriz de Eisenhower.

Elas ajudam a definir a hierarquia de execução da sua lista de coisas a fazer e, até mesmo, de objetivos maiores, de acordo com alguns fatores. Como são de fácil utilização, qualquer pessoa consegue usar.

Quer saber como funciona? Continue a leitura.

Afinal, o que é a Matriz de Priorização e como usar?

É um método utilizado para a tomada de decisões na organização de demandas. 

Assim, ela fornece uma estratégia para que você mesmo avalie a ordem de priorização das suas ações, definindo o que precisa de atenção imediata e o que pode ficar para o fim do dia/semana, por exemplo.

Existem alguns tipos de matrizes. Neste artigo, irei te falar sobre a GUT e a Matriz de Eisenhower.

Matriz de Prioridade GUT

A Matriz GUT considera três critérios para a análise dos problemas, avaliando-os com uma pontuação de 1 a 5:

  • G (Gravidade) — Fator relacionado ao impacto dos efeitos que podem surgir. Ou seja, qual é a probabilidade de trazer problemas para a empresa;
  • U (Urgência) — Como o próprio nome já diz, é a análise do prazo daquilo ser realizado. Quanto mais urgente, maior é a pontuação.
  • T (Tendência) — Mede a tendência do problema piorar ao longo do tempo.

Agora que você já está familiarizado com o conceito, eu vou te explicar como usar a matriz GUT na prática. 

Para facilitar, sugiro o uso de uma planilha no excel ou google sheets, pois fazer na mão poderá ser um processo demorado e desestimulante. Por exemplo:

ProblemaG – GravidadeU – UrgênciaT – TendênciaMultiplicação
E-mails atrasados para serem respondidos2136
Clientes com problemas técnicos para finalizar a compra34448

É claro que aqui temos apenas duas tarefas, mas imagine que você fará isso com mais de 10 ações. Então, a planilha irá ajudar bastante na tomada de decisões para a criação de planos de ação e a resolução dos problemas.

Matriz de Prioridades de Eisenhower

Essa matriz de prioridade vai ser muito útil para definições de atividades diárias, principalmente naqueles dias em que tudo parece ser muito urgente e importante (Spoiler: quase nada é tão importante quanto você imagina, e a matriz vai te ajudar a descobrir isso).

Basicamente, suas tarefas serão divididas em 4 quadrantes, que são:

  • Urgente e importante — por exemplo, um problema crítico que está impedindo que você avance em qualquer outra tarefa;
  • Importante, mas não urgente — como pensar em novas campanhas para um produto que já está vendendo bem;
  • Urgente, mas não importante — por exemplo, responder e-mails;
  • Nem urgente, nem importante — como um bate-papo com os colegas.

Veja na imagem abaixo como ficará a sua matriz:

Depois de preencher, você saberá exatamente em que momento fazer cada tarefa.

Uma observação importante é que, nem tudo que está no quadrante “elimine” deve, de fato, ser eliminado. No entanto, são coisas que podem esperar o tempo que for necessário.

Por que usar as matrizes de prioridades?

  1. Organização da agenda

Com uma rotina bem definida, é possível organizar a agenda e entender exatamente como que o tempo do dia será utilizado. Com isso, conseguimos, por exemplo, encaixar momentos de lazer e com a família dentro do que foi planejado.

Caso contrário, sua agenda vira uma enorme bagunça e nunca (ou raramente) sobrará tempo para tarefas extras. Além disso, você consegue ter controle dos melhores dias para marcar reuniões, por exemplo.

  1. Visão geral do que foi feito (e do que ainda precisa fazer)

Sabe quando você chega no final do dia cansado, mas sente que não produziu nada? Isso pode se dar justamente pela falta de definição de prioridades, pois como nenhuma tarefa é prioritária, elas nunca são finalizadas.

Ter uma visão da ordem em que as coisas devem ser realizadas vai te ajudar a ter essa visão geral de tudo o que foi feito e do que você ainda precisa fazer para finalizar os objetivos e tarefas daquele período de tempo.

  1. Otimização de resultados

Na minha opinião, esse é um dos principais motivos. Utilizar a matriz de prioridades vai te ajudar a definir as ações de maior relevância para o negócio. Assim, você vai conseguir atacar prioritariamente aquilo que tem maior potencial de resultados.

Isso não garante que terá um resultado positivo. No entanto, a possibilidade de sucesso é bem maior, por ser algo planejado e baseado em critérios claros das matrizes.

Bônus: Pratique o desapego seletivo

O empreendedor tem inúmeras tarefas, recebe inúmeras solicitações ao longo do dia e, se fosse realizar tudo, o seu dia precisaria ter bem mais que 24 horas. Por isso, é importante praticar o que eu chamo de desapego seletivo.

O desapego seletivo significa priorizar um objetivo ou uma tarefa em detrimento de outras. É um sacrifício necessário para que consigamos cumprir com o que realmente importa.

Para tomar a decisão de desapegar de algo, faça as seguintes perguntas a si:

  1. Tenho a sensação de que este esforço não vai render frutos?
  2. Quão importante isso parecerá para mim em seis meses?
  3. Quão importante isso parecerá para mim em um ano?
  4. Existe uma maneira mais produtiva de investir meu tempo e energia agora?

Se as respostas da 2 e 3 forem “não muito” ou da 1 e 4 forem “sim” desapegue da tarefa e priorize outras coisas. Simples, não é?

Essa técnica que vai te ajudar na Matriz de Prioridades faz parte de uma metodologia que eu ensino no meu livro Paixão S.A., escrito em parceria com meu amigo e sócio, Nilson Filatieri.

Lá, falamos mais detalhadamente sobre ele e todo o método — que se chama “A Lógica do Herói”.

Para adquirir o livro, é só clicar aqui.

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