Se você não quer perder o controle da sua agência e sente que precisa dar uma atenção especial ao financeiro, manter o controle das despesas é o primeiro passo. E a melhor forma de dar start nesse processo é usando uma planilha de custos.
Ela é o ponto de partida para as empresas e empreendedores que buscam uma melhor gestão financeira, mas que preferem iniciar essa jornada com passos mais curtos e seguros.
E que tal você já começar usando um modelo pronto para a sua agência?
Além de apresentar as vantagens do uso da planilha de custos, aqui eu vou explicar também quando você deve começar a utilizá-la, qual o momento de partir para um sistema de gestão mais robusto e, ao final, você vai poder baixar um modelo totalmente gratuito.
Não deixe para depois! Continue por aqui e aproveite o conteúdo.
Como a planilha de custos ajuda a sua agência?
O primeiro ponto é entender como a planilha de custos é capaz de ajudar a sua agência. Lembrando que, mesmo tendo o foco no controle de gastos, essa ferramenta vai ajudar a ter uma visão mais ampla de diversas áreas.
Mapeamento de custos
Quantas vezes você não teve uma “surpresa” com uma conta que nem lembrava que precisava ser paga? Ou um fornecedor em atraso?
Com o uso de uma planilha de custos, você vai conseguir manter o mapeamento e registro de todos os gastos da empresa — e aqui eu falo todos mesmo, até aqueles que custam menos de R$ 5. Afinal, uma conta representa um custo para a empresa, independente do valor.
Com esse mapeamento, você vai saber de onde vieram os custos, qual o objetivo e a que foram destinados. Assim, não vai ser preciso contar apenas com a memória para entender de onde veio uma determinada despesa.
Precificação de serviços
Quando você precifica os seus serviços, sabe todos os custos envolvidos no projeto?
Em alguns casos, por não saberem como elaborar a precificação, empreendedores acabam até pagando para executar um projeto.
Isso porque o valor do serviço é feito com base em “achismos”, sem levar em consideração os recursos, pessoas, tempo, ferramentas, alterações, fornecedores e todos os elementos que impactam na realização do projeto.
Assim, usando a planilha você vai conseguir formular o valor do serviço de forma mais eficiente, considerando cada detalhe na hora de repassar o valor para o cliente.
Alinhamento com o fluxo de caixa
Você já está com o seu fluxo de caixa atualizado?
Como você já deve saber, lá você vai registrar todas as entradas e saídas da sua empresa, isso significa que toda receita e despesa deve constar no fluxo.
Usando a planilha de custos, além de saber quando você terá uma saída, ela também servirá como um registro de apoio ao seu fluxo.
Isso porque se uma despesa está na planilha, em algum momento ela deverá aparecer no fluxo. E se uma saída (despesa) foi registrada no fluxo, ela também deverá estar na planilha.
Quando os registros não estão “batendo”, é hora de revisar o que aconteceu e para onde foi o dinheiro.
E sabia que aqui no meu blog eu disponibilizei um modelo gratuito? Acesse o meu artigo sobre fluxo de caixa e baixe a planilha gratuitamente!
Projeções financeiras
Com o uso da planilha de custos você consegue planejar e preparar o seu financeiro para momentos com despesas mais altas, isso porque a planilha define as datas e formas de pagamento dos custos.
Assim, você vai conseguir manter um controle mais eficiente e estar livre de surpresas indesejadas.
Identificação de gargalos financeiros
Não sabe para onde está indo o dinheiro? Com a planilha de custos você descobre!
Os gargalos financeiros são um dos grandes problemas em qualquer empresa. Por isso, é preciso manter um acompanhamento e histórico de despesas para saber quais custos podem ser cortados e como eles estão impactando no financeiro.
Quando começar a usar uma planilha de custos?
O momento ideal para utilizar a planilha de custos é logo no início das atividades da empresa. Mas isso não significa que, se a sua empresa já tem um certo tempo de atividades, você não possa usá-la.
Neste caso, o trabalho acaba sendo um pouco maior, já que você vai precisar resgatar algumas informações que podem estar perdidas em contas bancárias e sem a descrição adequada.
Qual o momento de investir em um sistema financeiro?
E você pode estar pensando: “Rafa, não seria melhor partir para o uso de um sistema?”
A minha resposta é que sempre vai depender de alguns fatores, como a sua disponibilidade para a atualização, a educação financeira em manter todos os registros e as condições financeiras da empresa.
Sistemas são realmente uma grande facilidade para os empreendedores, mas eles também representam um alto custo e exigem um maior nível de atenção para o seu preenchimento.
Além disso, se você ainda não tem a consciência e educação financeira e sabe o impacto que este acompanhamento gera nos seus resultados, o sistema pode não entregar análises da melhor forma.
Por isso, eu acredito que a melhor forma é sempre iniciar do básico. Aprendeu os primeiros passos para iniciar uma gestão financeira? A planilha de custos já não consegue entregar as informações que você precisa? O modelo está limitado?
Aí, sim, é o momento de migrar para um sistema que possa atender as necessidades da empresa de uma forma mais completa.
[MODELO] Planilha de custos para agências
A planilha de custos pode ser o controle financeiro que faltava para a sua empresa. E utilizando da forma correta, você vai conseguir identificar onde e como as atividades da sua empresa podem ser melhoradas, com custos reduzidos.
E que tal baixar um modelo para já iniciar essa mudança na sua agência? Eu preparei uma planilha para que você possa dar os primeiros passos no acompanhamento dos custos de uma forma simples.
Baixe agora um modelo de planilha de custos para a sua agência!
