A terceirização de serviços é uma das práticas mais comuns entre as agências digitais, facilitada principalmente pela flexibilidade que o mercado apresenta. Assim, são poucas as agências que ainda não trabalharam com este processo.
No entanto, por mais que um processo de terceirização seja uma verdadeira comodidade para as empresas, é preciso saber quando e como ele deve ser feito. Isso porque, pensando na segurança das informações e qualidade do trabalho, nem todos os processos podem ser terceirizados.
Assim, os gestores de agências precisam saber avaliar o melhor momento e formato para o processo.
E se você ainda sente uma dúvida sobre como ele pode funcionar, quais os riscos e vantagens deste processo, fique tranquilo!
Aqui eu vou explicar todos estes pontos, e também mostrar quando você deve investir na terceirização.
Aproveite o conteúdo!
Como funciona a terceirização de serviços em agências?
A terceirização de serviços é o processo de passar para outra empresa ou mesmo outro profissional a responsabilidade sobre a execução de uma etapa de um projeto, ou processo.
Neste processo, é contratada uma empresa ou profissional com a expertise em uma determinada atividade. A agência irá repassar os requisitos da entrega, prazos e demais detalhes para que o terceirizado possa executar esta etapa do projeto.
Assim, o mais comum é que, nos processos terceirizados, as demandas sejam repassadas de forma pontual, sem que haja um grande vínculo com o projeto. A empresa é remunerada de acordo com o valor da entrega, sendo ideal que seja elaborado o contrato que determina o início e fim das atividades para garantir maior segurança para a agência.
Dessa forma, o relacionamento com a empresa terceirizada tem um perfil mais externo e sem grandes conexões.
Aqui você já deve ter percebido que existe uma diferença entre a terceirização e as contratações de profissionais PJ.
Ao contratar um PJ, você está investindo da prestação de um serviço. Isso significa que as demandas podem ser variáveis de acordo com o fluxo de atividades da empresa, gerando um relacionamento mais próximo e trazendo o prestador para dentro dos processos da agência.
Mas do mesmo modo, aqui não existe o vínculo empregatício.
Quer saber mais sobre como funciona este tipo de contratação? Confira o meu artigo sobre CLT ou PJ!
Quais as vantagens da terceirização de serviços?
O ponto principal da terceirização de serviços é retirar a alta carga de trabalho da sua equipe interna e deixar os processos mais flexíveis. Confira mais sobre os benefícios desta escolha!
Agilidade dos processos
Com a terceirização, você garante que mais de uma atividade do projeto esteja rodando. Assim, a sua agência não vai precisar contar com equipe robusta para dar conta de várias responsabilidades.
Delegando para a empresa terceirizada, a sua equipe vai precisar apenas acompanhar as entregas e realizar ajustes de acordo com os requisitos do projeto.
Aumento da criatividade
Quanto mais atividades um colaborador realiza, maior a sua visão operacional sobre os processo. Isso faz com que a capacidade de resolver problemas e perceber novas perspectivas seja reduzida, impactando na qualidade e inovação dos projetos.
Ao contratar um serviço terceirizado, além de garantir uma nova visão sobre como as entregas podem ser feitas e a geração de novas ideias, a sua equipe ainda pode aprender com as diferentes percepções das pessoas que analisam os processos de fora.
Serviço especializado com custos reduzidos
A base da terceirização de serviço é garantir que uma parte do seu processo está sendo realizado por uma equipe especializada.
Assim, diferentemente de quando você escolhe contratar um colaborador fixo, você vai conseguir oferecer para seus clientes a qualidade de um serviço especializado com menores custos para a sua empresa.
Quais os riscos da terceirização?
E como nem tudo são flores, existem alguns cuidados e riscos que devem ser analisados antes de optar pela terceirização.
Assim, existem alguns riscos que podem surgir com a escolha pela terceirização:
- Atrasos;
- Falta de alinhamento com o projeto;
- Erros e retrabalho;
- Falta de padronização nos processos;
- Cancelamentos de contrato com a empresa terceirizada;
- Entregas sem criatividade;
- Plágio.
Cuidados com o processo de terceirização
Como você viu, existem diversos riscos ao decidir por uma terceirização de serviços. E para que eles sejam evitados ou reduzidos, é preciso tomar alguns cuidados com este processo.
Busque referências
Antes de optar por uma contratação, busque referências sobre a empresa e a qualidade de seus serviços. Pesquise em sites, LinkedIn e demais plataformas que possam apresentar alguma informação relevante.
Além disso, fale com outras agências sobre a sua necessidade e busque recomendações.
Envie demandas com antecedência
Se você quer que as demandas sejam entregues no prazo, planeje e solicite com antecedência. Evite pedir materiais com o prazo apertado e procure sempre deixar uma folga para os imprevistos.
Aqui vai ser preciso gerenciar os prazos e urgências dos clientes para que os fornecedores não sejam impactados.
Crie um banco de fornecedores
Se um dos fornecedores te deixa na mão, você vai precisar de um plano B, C, D…
Quanto maior o seu banco de fornecedores, melhor para a sua agência em casos de urgências e quebra de contrato. Por isso, evite ficar refém de um único fornecedor.
Teste com várias empresas e analise como elas trabalham.
Quando a sua agência deve investir na terceirização?
Apesar de ser uma prática comum e recomendada para manter a saúde e funcionamento da agência, a terceirização de serviços exige que a empresa já tenha um acerta responsabilidade e maturidade.
Afinal, se você ainda não consegue garantir que a sua equipe interna atue de forma alinhada e realize as entregas de acordo com os requisitos do projeto, como pode exigir e estar seguro que uma equipe externa irá realizar isso?
Veja o que você precisa considerar antes de recorrer a essa estratégia.
Processos organizados
O primeiro ponto a ser visto é analisar se os processos hoje já ocorrem da melhor forma na sua agência.
Isso não significa que eles devem estar perfeitos, mas que precisam funcionar minimamente bem para que um profissional externo possa ser inserido na dinâmica da empresa.
Veja um exemplo de como isso pode influenciar.
Imagine que os seus profissionais de atendimento ainda não definiram por quais clientes são responsáveis. Assim, todo mundo atende todo mundo.
Ao surgir uma demanda, os atendimentos acabam contratando 2 empresas terceirizadas para atender ao mesmo processo. Isso vai gerar um aumento desnecessário nos custos da empresa e no projeto.
É por isso que, se as coisas ainda não funcionam bem “dentro de casa”, ainda não é o momento de investir na terceirização.
Altas demandas
As demandas aumentaram e a equipe interna não consegue acompanhar o novo ritmo? Com a terceirização de serviços é possível expandir a capacidade de trabalho, mas sem grandes impactos financeiros.
Adotando essa estratégia, você consegue captar mais projetos, aumentar os ganhos financeiros da agência e transformar a sua equipe interna em estrategistas que ficam responsáveis por gerenciar os terceirizados.
Líder para revisões
Mesmo que você confie na qualidade da empresa terceirizada, é a sua agência a responsável por garantir a entrega e resultados para o cliente do projeto.
Por isso, o ideal é sempre contar com um profissional sênior na sua equipe interna, que seja responsável por verificar o alinhamento entre as demandas e identificar as melhorias. Neste caso, ele não é responsável pela parte operacional, mas por desenvolver uma percepção estratégica sobre as atividades.
Além disso, é ele quem vai assegurar se a empresa ou profissional terceirizado está cumprindo com os acordos e se novos contratos e responsabilidades podem ser delegadas.
Todos os processos podem ser terceirizados?
Não. Alguns processos da agência exigem um trabalho mais interno e frequente, por isso eles não podem ser terceirizados.
Um exemplo são as atividades de planejamento e atendimento ao cliente. Por estarem sujeitas a diversas alterações e exigirem um contato mais próximo com clientes e fornecedores, além do alinhamento com todos os responsáveis e interessados no projeto, o ideal é que estas atividades não sejam terceirizadas.
Outro ponto está relacionado com a segurança das informações do cliente. Atividades que envolvem o compartilhamento de dados sigilosos, como senhas, devem, preferencialmente, ser executadas pela equipe interna da empresa.
Afinal, os riscos de que essas informações sejam perdidas ou compartilhadas de forma incorreta acabam sendo reduzidos.
Assim, para avaliar quais processos podem ser terceirizados, você pode analisar pontos como:
- Menor impacto no resultado final;
- Perfil mais operacional;
- Possibilidades de delegação para outras pessoas ou empresas;
- Maior flexibilidade.
A terceirização de serviços pode ser a estratégia que a sua agência precisa para evitar o acúmulo de processos e aumentar a capacidade de produção do time. E para que ela funcione sem se tornar mais uma dor de cabeça para a gestão, é preciso planejamento e alinhamento tanto com as áreas operacionais quanto com o setor comercial.
Assim, ela tem um impacto significativo no crescimento da empresa e aumento de demandas dos projetos.
Quer saber mais sobre este tema? Confira o meu artigo sobre geração de demanda: como fazer o cliente desejar o seu produto.
