Falhas no planejamento e uma comunicação interna desestruturada podem impactar no dia a dia da sua agência, incluindo a geração de um ambiente pouco produtivo e de muito retrabalho.
Inclusive, você sabe o que é retrabalho e quais os impactos que isso pode causar no seu time a curto, médio e longo prazo?
Neste artigo, eu vou explicar o que é retrabalho e detalhar suas causas, impactos e o principal, como é possível evitar essa lógica na sua agência. Vamos nessa?
Afinal, o que é considerado retrabalho?
A falta de uma melhor estrutura de comunicação dentro da agência pode afetar o cotidiano e os indicadores desempenho do time de diferentes formas. Mas talvez a mais evidente e que deve ligar o sinal de alerta é o nível de retrabalho.
Isso significa que os clientes estão solicitando que um conjunto de tarefas seja realizada novamente para chegar no resultado esperado.
Mas você pode me perguntar: “Rafa, isso não é normal em uma atividade criativa?”
E eu respondo categoricamente que não. Adições e ajustes pontuais são aceitáveis, se estiverem dentro do cronograma planejado.
Porém, quando falo de retrabalho, estou me referindo a sair do zero ou aproveitar pouco do que foi feito da primeira vez e principalmente se isso tem se tornado uma recorrência na sua empresa.
Só que o retrabalho não é um problema que surge do nada, existem razões para que isso se torne recorrente e aos poucos siga minando a confiança do seu time. E é sobre a raiz desse problema que eu quero conversar com você no tópico a seguir.
Quais as principais causas do retrabalho?
Quem nunca recebeu um feedback de ajuste que atire a primeira pedra. Mas se isso passa a acontecer com frequência, com um mesmo cliente ou com alguns deles, é hora de parar e pensar qual a raiz desse retrabalho.
Já de cara eu posso te falar sobre a falta de alinhamento nas expectativas. Quando apresentamos uma ideia de campanha para um cliente com certeza geramos uma expectativa, inclusive porque um bom projeto passa por entender o tom e a voz do cliente.
Só que, para que esse processo seja bem feito, a comunicação entre todos os envolvidos precisa estar alinhada. Então onde ocorre o problema que leva ao retrabalho?
O principal deles é a dificuldade de delegar tarefas de forma clara por parte dos líderes e time e gestores, o que pode ser resultado de uma cultura organizacional muito centralizada.
Ao contrário do que algumas pessoas podem imaginar, o microgerenciamento pode ser fonte de retrabalho, porque uma única pessoa ou grupo passa a monopolizar o processo, tendo uma visão limitada.
Além disso, cria-se também um estresse no ambiente, uma tensão que passa a afetar o processo criativo e resulta em insatisfações.
E os impactos disso? Inúmeros, afetando toda estrutura da agência e com certeza desaguam em indicadores de resultados cada vez mais baixos. Mas sobre isso, eu vou detalhar mais a seguir.
Quais os impactos do retrabalho no cotidiano da agência?
O retrabalho, quando se torna um processo rotineiro dentro da agência, vai se espalhando como erva daninha e deixando o ambiente difícil para um trabalho em alta performance.
Especialmente porque não é algo pontual, se desdobra em diversas frentes e desestabiliza até mesmo a sua vontade de pegar mais projetos e fechar mais parcerias.
Veja abaixo alguns dos principais impactos causados pelo retrabalho.
Aumento nos custos
Com já falei, não confunda retrabalho com ajuste pontual que não afeta cronograma e orçamento. O retrabalho é muitas vezes ter que seguir um novo caminho porque o primeiro não alcançou o resultado esperado.
Para você ter uma ideia bem clara, vamos pensar em um exemplo de retrabalho bem simples. Vamos supor que você contrata uma equipe de confeitaria para fazer um bolo.
Mas durante o processo de contratação houve uma falha de comunicação e os pedidos foram misturados, o que resultou em dois pedidos iguais.
Como o seu pedido foi bem específico, personalizado, a equipe de confeitaria precisou realizar um retrabalho para entregar o bolo que você solicitou.
Isso fez com que o custo da produção duplicasse, já que todo material do primeiro bolo foi perdido.
O mesmo ocorre em uma agência que precisa ficar refazendo trabalho o tempo todo, perdendo tempo que poderia ser utilizado para conseguir mais projetos.
Desgaste emocional e físico do time
Um time que precisa realizar retrabalho o tempo todo vai se desgastando emocional e fisicamente, o que cria um ambiente de trabalho improdutivo.
Isso gera impacto profundo na cultura da empresa e se espalha, inclusive impactando processos de recrutamento e retenção de talentos.
Alteração nos prazos
Um dos maiores trunfos para o crescimento de uma empresa é tornar todo seu processo previsível e mensurável. Mas com o retrabalho isso fica bem difícil.
Não ter como cumprir os prazos e atingir metas porque toda a cada momento a equipe precisa começar do zero e reestruturar campanhas é sinônimo de improdutividade.
Mas existem maneiras de evitar o retrabalho? Não só existem como são simples e aplicáveis em qualquer modelo de agência. Inclusive, listei algumas dicas a seguir.
5 dicas para evitar o retrabalho
1. Construa um planejamento
Como eu expliquei, o retrabalho nasce da falta de alinhamento e uma comunicação interna desestruturada, mas para resolver isso é preciso construir um planejamento.
Isso inclui criar um briefing detalhado, estabelecer cronograma para as entregas e integrar todo time desde a elaboração até a apresentação do trabalho final.
2. Utilize ferramentas de produtividade
Uma das formas de integrar todas as partes envolvidas e estruturar as entregas de maneira fluída é utilizar ferramentas de produtividade.
Estabelecer o To Do e deixar visível para todos o que cada parte do time tem feito como tarefa ajuda a sincronizar a entrega e evita surpresas.
3. Alinhe a comunicação entre os times
Mesmo em equipes de trabalho remoto é possível otimizar a comunicação por meio de aplicativos e ferramentas de colaboração.
Neles podem ser criados canais para tarefas e trabalhos específicos, que podem incluir, por exemplo, o seu cliente.
4. Invista em softwares de automação
Outra dica importante para evitar o retrabalho é diminuir as tarefas manuais. Utilize uma plataforma que integre soluções de marketing digital e torne as entregas mais assertivas.
Por meio de uma plataforma como a HeroSpark, por exemplo, é possível realizar ações como:
- Disparo de e-mail marketing;
- Automação de funil de vendas;
- Geração de relatórios para acompanhamento das métricas da campanha;
- Construção de landing pages para captação de leads.
5. Estimule a prática de feedforward
Além disso, é importante também fortalecer a cultura organizacional da empresa e realizar rituais organizacionais que ajustem a comunicação e alinhem as expectativas, como por exemplo a prática de feedforward.
E para lhe ajudar a aplicar esse recurso poderoso na sua agência, é só conferir meu artigo sobre feedforward. Espero que você goste!
