A pandemia acelerou diversas transformações no mundo digital, mas que nem todas as pessoas, e negócios, estavam preparados para colocar em prática. E uma dessas mudanças foi o trabalho remoto.
Assim, ao iniciar o processo de transição, colaboradores e líderes passaram a enfrentar diversos desafios que tem como problema central as falhas na comunicação e repasse de informações.
Mas afinal, como manter a qualidade da comunicação através de ferramentas digitais e evitar que informações sejam perdidas ao longo do processo de trabalho?
Você já deve ter feito essa pergunta algumas vezes, e a resposta para ela está na comunicação assíncrona.
Aqui eu vou te mostrar o que é a comunicação assíncrona, como ela funciona, qual a diferença para o modelo mais tradicional e como você pode implantar esse modelo de comunicação na sua empresa.
Vem comigo!
Mas o que é a comunicação assíncrona?
De forma direta, a comunicação assíncrona é aquela que não depende da disponibilidade das pessoas para que as informações e mensagens sejam enviadas. Assim, não existe a dependência de disponibilidade em tempo real, e cada pessoa pode interagir em períodos de tempo diferentes.
Dessa forma, ela não depende de uma sincronia em que uma pessoa fala e a outra responde imediatamente.
Este modelo de comunicação é bem diferente do estilo síncrono, que é o mais comum, conhecido e praticado. Nele, é preciso que cada pessoa esteja disponível para manter a comunicação.
Enquanto o modelo síncrono apresenta algumas limitações de comunicação e tempo, a comunicação assíncrona oferece mais vantagens para as pessoas e empresas, que podem:
- Aumentar a produtividade;
- Focar nas atividades e não precisar realizar pausas com constância;
- Desenvolver as tarefas com maior agilidade e concentração;
- Reduzir o estresse por falhas na comunicação;
- Diversificar as pessoas do time, que podem contribuir a qualquer hora, em qualquer lugar.
E agora você pode estar pensando: mas será que a comunicação assíncrona realmente funciona na prática?
E eu te respondo que sim. Inclusive, este é o modelo de comunicação que eu adoto com a minha equipe de trabalho na HeroSpark.
Antes de iniciar qualquer relação de trabalho, eu explico que tenho preferência por esse estilo de comunicação e que ele apresenta melhores resultados. Assim, eu consigo manter um fluxo mais eficiente e menos dependente da minha disponibilidade e da de outras pessoas.
Como aplicar a comunicação assíncrona na empresa?
Se você já pesquisou sobre “comunicação assíncrona” no Google, já deve ter se deparado com diversos conteúdos que falam sobre o tema e sugerem o uso de algumas ferramentas e plataformas específicas para solucionar os problemas de comunicação.
Mas de nada adianta implantar uma infinidade de softwares que facilitem a comunicação, se a sua equipe ainda não aprendeu o básico: como se comunicar!
E é por isso que muita gente até tenta implantar a comunicação assíncrona na empresa, mas acaba não tendo resultados.
A comunicação é, principalmente, sobre o que e como fazer, e não somente os meios a serem usados para que aquilo seja feito.
Portanto, antes de sair contratando ferramentas que prometem solucionar os gargalos de comunicação entre as equipes, o primeiro passo é descobrir como estabelecer uma comunicação eficiente e objetiva.
E isso você vai aprender nos próximos tópicos.
1. Estruture o que você precisa
O objetivo principal da comunicação assíncrona é repassar tudo o que é necessário sem a necessidade de que a outra pessoa esteja presente no momento.
Assim, você deve saber como elaborar uma mensagem que contenha tudo o que precisa ser dito, feito e entregue para que a outra pessoa não necessite de muitas explicações e tudo possa ser feito otimizando o tempo.
Quando eu falo “mensagem”, não estou me referindo apenas a mensagens de texto. Mas todo tipo de comunicação que você vai usar com outra pessoa.
Dessa forma, eu gosto de pensar que a comunicação assíncrona trabalha com 5 elementos:
- Responsável: determinar para quem é a mensagem;
- O que é preciso: definir o que deve ser feito, detalhando os requisitos e objetivo da demanda;
- Prazo: até quando a demanda precisa ser finalizada, explicando o motivo do prazo e solicitando um retorno sobre a possibilidade;
- Prioridade: qual o nível de importância e urgência para que a demanda seja feita;
- Formato da entrega: como ela deve ser entregue.
A aplicação desses elementos facilita a construção de uma comunicação clara e objetiva, evitando que diversas perguntas sejam feitas e agilizando as atividades.
2. Não economize em palavras
Se você acredita que precisa de um grande texto para explicar tudo o que deve ser feito, não tenha medo! Quanto maior a quantidade de informações e a descrição do que deve ser feito e como deve ser elaborado, menores as chances de erros e gargalos do processo.
Além disso, quanto mais você se dedica a detalhar o que precisa ser feito, mais claramente o outro poderá entender a sua necessidade.
Então, se você precisa que um relatório de resultados seja entregue, detalhe ao máximo o que deve constar em cada ponto, especifique prazos, requisitos, critérios a serem avaliados e, quando possível, ofereça sugestões de como a entrega poderia ser feita de uma maneira melhor em comparação às outras.
Agora você pode estar pensando: “Mas Rafa, quanto mais eu descrevo e detalho uma mensagem, mais tempo eu gasto! Isso é produtivo?”
E para te responder, eu preciso que você relembre quantas vezes precisou refazer uma mesma explicação para a sua equipe e em quantos momentos você precisou esperar (e perdeu tempo) até que a outra pessoa estivesse disponível para te escutar.
Percebe que se você dedicar um tempo maior em descrever o que precisa ser feito, sem precisar que a outra pessoa esteja presente em tempo real, isso pode aumentar a sua produtividade?
Essa conta fica bem simples depois de entender o sentido da comunicação assíncrona.
3. Respeite o tempo da outra pessoa
Se a comunicação assíncrona é baseada em pessoas que não estão disponíveis para falar no momento, você precisa respeitar o tempo das outras pessoas.
Por isso, se o seu objetivo é implantar uma comunicação que ofereça maior liberdade de atuação da equipe e menores amarras no processo produtivo, a sua equipe precisa respeitar o processo do outro.
Em casos de urgência e situações que exigem a comunicação imediata com a outra pessoa, o melhor é recorrer a meios de comunicação síncronos, como ligações.
4. Reuniões somente em casos de necessidade
Sabe aquela “call rápida”, só para esclarecer e explicar melhor os detalhes? Evite ao máximo.
Diferente do modelo de trabalho tradicional e presencial, as pessoas que escolhem trabalhar no mundo digital utilizam rotinas e processos diferentes. Então nem sempre as pessoas com quem você deseja se comunicar estarão disponíveis e com as condições necessárias para conversar no momento e compreender a sua mensagem.
Além disso, quando você escolhe não documentar todas as suas necessidades, você não vai garantir que quem recebeu a mensagem vai entender o sentido e objetivo da entrega.
O ideal é que você evite ao máximo as chamadas e reuniões para explicar uma demanda. Documentando a informação e os critérios, você vai poder entender melhor o que está solicitando e verificar se a informação está clara o bastante.
Agora que você entendeu o que é e como funciona a comunicação assíncrona, é preciso contar com outras ferramentas que poderão te ajudar na implantação desse modelo e que facilitam o processo de colaboração em projetos.
E eu tenho um artigo completo para te guiar. Confira: 6 ferramentas de colaboração essenciais para o seu negócio
