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Já imaginou conseguir visualizar a sua agência digital como um grande sistema, entendendo como cada atividade está conectada e identificando as principais falhas e gaps de produção? Isso é possível através da implantação do controle de processos.
Apesar de parecer uma metodologia que vai “engessar” a empresa, ela é essencial para os negócios que estão em busca do crescimento sustentável e aumentar a qualidade das atividades de cada setor.
Se você quiser saber mais sobre o que é o controle de processos, como ele vai ajudar a sua agência e quais os primeiros passos para implantá-lo na sua empresa, continue lendo esse post!
O que é o controle de processos?
O controle de processos é a estratégia que a empresa utiliza para fazer com que a sua proposta de valor seja entregue:
- Da melhor maneira;
- Otimizando recursos;
- Seguindo os critérios acordados;
- No prazo estipulado;
- Buscando a satisfação do cliente.
Dessa forma, essa metodologia foca em tudo o que é realizado pela empresa, e não somente nas atividades percebidas pelo cliente, pois quando uma das pontas do processo de produção não vai bem, é bastante provável que a qualidade da entrega seja afetada.
Assim, fica muito mais simples entender a cadeia de funcionamento do negócio e desenvolver uma visão muito mais ampla da empresa.
Quais os benefícios do controle de processos em agências digitais?
Implantando o controle de processos na sua agência, você vai conseguir:
- Melhorar o nível de assertividade dos planejamentos, cronogramas e projetos;
- Auxiliar no processo de identificação de falhas e pontos de melhorias;
- Direcionar para a melhor forma de fazer cada atividade, utilizando menos tempo e gerando mais resultados;
- Padronizar o processo como as entregas devem ser feitas;
- Aumentar a produtividade;
- Reduzir custos;
- Garantir a sustentabilidade do negócio;
- Desenvolver uma maior visibilidade sobre como cada atividade da empresa funciona e está relacionada.
Porém, para que esses benefícios sejam percebidos, você precisa entender como a implantação dessa metodologia funciona e quais são as etapas fundamentais para que isso dê certo.
Como implantar o controle de processos?
Antes de te explicar como isso funciona, você precisa entender que o controle de processos só vai dar certo no seu negócio se a sua equipe comprar essa ideia e perceber como eles podem ganhar com isso.
Sabe por quê?
Um dos grandes erros na implantação do controle de processos é iniciar esse projeto como uma obrigação para o time.
Isso faz com que as pessoas acabem entendendo que isso vai ser apenas mais uma burocracia para a sua rotina, que é apenas um “capricho” do dono do negócio e que não vai existir nenhum benefício prático para a equipe.
Por isso, antes de iniciar qualquer etapa de implantação, converse com o seu time! Exponha os seus planos, o que você deseja para o futuro do negócio e qual o papel do seu time em todo esse processo.
Após isso, você poderá iniciar a implantação.
Entenda como está dividida a sua empresa
Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo é sempre entender como o seu processo está dividido.
Para isso, existem algumas perguntas que você deve responder:
- Quais são os setores da minha empresa?
- O que cada um faz?
- O que cada um deveria fazer?
- Qual a ligação entre eles?
Assim, existem uma ferramenta que vai facilitar a resposta para estas perguntas: o organograma da empresa.
Ele é o documento que vai mostrar de forma clara como cada setor está dividido e quais são os cargos de cada área.
Veja um exemplo de como um organograma pode funcionar.
Mapeie os processos do seu negócio
Depois que você estruturou a posição e ligação entre as pessoas da empresa, é o momento de mapear os processos do negócio.
O que isso significa?
Aqui você vai estudar cada atividade da empresa, agrupando por setores e percebendo como uma se conecta com a outra. É por isso que, primeiro, você precisou conhecer quais são as áreas da sua empresa.
Assim, é neste momento que você vai definir os pontos-chave para o controle de processos, analisando:
- Quais as atividades críticas de cada área;
- Os recursos necessários para cada uma;
- As entradas e saídas dos processos;
- Os prazos para que cada atividade seja finalizada;
- E qual o produto gerado.
Uma outra ferramenta que vai te ajudar muito nesse entendimento é o desenho do fluxograma dos processos.
Além de permitir uma visão mais clara sobre como cada coisa funciona, ele é a ferramenta ideal para a realização dos treinamentos da equipe.
Treine a sua equipe
Realizou o estudo e implantou as novas melhorias? Chegou o momento de treinar e alinhar o seu time para o novo formato!
Lembre-se: não adianta guardar os processos na gaveta e não compartilhar com a equipe. Afinal, eles serão os principais responsáveis por fazer com que o novo modelo gere os resultados esperados.
Por isso, uma das suas maiores prioridades vai ser capacitar os seus colaboradores e tirar todas as possíveis dúvidas.
Defina os indicadores de acompanhamento
Depois que você definiu como os setores estão interligados e como os processos estão funcionando, é preciso estabelecer uma estratégia de acompanhamento.
Afinal, para existir o controle de processos, critérios e métricas precisam ser implantados.
Assim, a utilização de indicadores é a melhor estratégia para executar essa etapa. Veja alguns exemplos:
- Erros operacionais;
- Processos entregues no prazo;
- Entregas aprovadas pelo cliente.
Realize ciclos de verificação dos processos
Após a implantação, você vai precisar realizar pequenos ciclos de auditoria para verificar se tudo está correndo conforme o planejado.
Essa etapa não precisa ocorrer como um processo extremamente complexo, mas de maneira que você consiga avaliar pontos como:
- Cumprimento dos novos padrões estabelecidos;
- Dificuldades da equipe;
- Pontos de melhoria.
Assim, esses ciclos não podem ocorrer como uma estratégia de punição, mas de colaboração com o trabalho do time e melhoria das atividades da empresa.
Ao longo desse projeto, você vai perceber que nem sempre essas atividades são simples de serem realizadas. Por isso, o ideal é contar com a ajuda de consultores especialistas em processos para que o melhor resultado seja gerado.
Além disso, existe uma peça fundamental para que o sucesso seja alcançado: o apoio e atuação das lideranças do negócio.
E se você quer saber como treinar os seus líderes para alcançar muito mais resultados, eu tenho um conteúdo que vai te ajudar!Confira o meu artigo: Treinamento de liderança: como montar para a sua agência digital.
