Gestão

Ferramentas de gestão: o kit essencial para empreendedores

Para gerir um negócio, é preciso contar com um conjunto essencial de ferramentas de gestão. Eu vou te apresentar as principais!

· 5 min leitura >
ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão são os principais aliados para que, num negócio, os processos sejam otimizados e a tomada de decisão fique muito mais clara e objetiva, tanto para o empreendedor quanto para a própria equipe.

Para isso, você precisa saber qual a finalidade de cada ferramenta e como realizar a adaptação para a realidade da sua empresa. Afinal, na administração de um empreendimento, não existem fórmulas de prateleiras que gerem resultados significativos.

Neste artigo eu vou te mostrar algumas das principais ferramentas para você levar para o seu negócio. 

Continue a sua leitura!

Ferramentas de gestão da estratégia

Quando falamos sobre estratégia, estamos abordando todas as ações e tomadas de decisão que irão impactar no futuro da empresa. 

Por isso, as ferramentas utilizadas nesta área tem o objetivo de fazer com que os caminhos fiquem ainda mais claros para a gestão, fazendo com que cada decisão receba um “peso” que deve ser avaliado antes de realizar qualquer escolha.

Como exemplo, eu trouxe 2 ferramentas bastante usadas durante a elaboração do planejamento estratégico do negócio.

Análise SWOT

Uma das mais conhecidas no mundo do empreendedorismo, a SWOT (ou Matriz FOFA) é a ferramenta de gestão que busca analisar os cenários interno e externo no qual uma empresa está inserida.

Por ser muito simples e intuitiva, a sua aplicação pode ser feita tanto para iniciar a elaboração de um planejamento para a empresa quanto para avaliar a possibilidade de desenvolvimento de um projeto.

Para isso, esta ferramenta utiliza quatro perspectivas de avaliação.

Ambiente interno:

  • Forças: vantagens e qualidades internas que a empresa apresenta para seus clientes e como estratégia de competitividade no mercado. Por exemplo: qualidade do serviço, estabilidade financeira, reconhecimento de mercado e equipe capacitada.
  • Fraquezas: desvantagens e dificuldades internas da empresa e que podem impedir o seu maior desenvolvimento e atuação. Existem exemplos comuns, como: falta de colaboradores capacitados, instalações inadequadas, falta de presença da marca no mercado, valor do produto ou serviço elevado e insatisfação dos clientes.

Ambiente externo:

  • Oportunidades: opções de expansão, projetos e aspectos externos que ainda não foram explorados pelo negócio, mas que podem significar o aumento da receita e potencial de crescimento da marca. Alguns exemplos são: investir em um novo produto ou serviço e estabelecer parcerias estratégicas para o negócio.
  • Ameaças: fatores que são externos e que dificilmente podem ser controlados pelo negócio, capazes de colocar em risco a vantagem competitiva. Por exemplo: economia e novos concorrentes.

Além disso, quando você está utilizando a SWOT, é importante lembrar que o olhar deve ser focado no negócio. Por isso, não adianta utilizar forças ou oportunidades de outras empresas, é preciso olhar sob a perspectiva do seu negócio para que a melhor avaliação seja feita.

Balanced Scorecard (BSC)

Uma outra ferramenta de gestão bastante conhecida e aplicada no planejamento de estratégias, é o BSC (Balanced Scorecard).

Esta é uma ferramenta mais complexa, desenvolvida com o objetivo de traduzir a estratégia do negócio em ações e metas claras e relacionadas, partindo do princípio de que: o que não é medido, não é gerenciado.

Assim, um dos primeiros passos para entender como essa metodologia de gestão funciona, é analisar a forma que a empresa está dividida, trabalhando com quatro perspectivas distintas:

  • Financeiro: objetivos de lucratividade e faturamento para o pelo negócio em um determinado período;
  • Clientes: avaliação do nível de satisfação dos clientes com a empresa, permitindo perceber a capacidade do aumento de resultados financeiros;
  • Processos: métricas que mensuram a qualidade dos processos feitos dentro da empresa, estando relacionados ao nível de capacitação dos colaboradores.
  • Aprendizagem e crescimento: índices de treinamento e satisfação da equipe.

Dessa forma, como você pode perceber, existe uma sequência lógica para que cada uma dessas perspectivas funcionem e estejam conectadas:

  • Pessoas capacitadas desenvolvem melhores processos;
  • Processos de qualidade e com custos reduzidos aumentam a satisfação do cliente;
  • Clientes satisfeitos podem ser fidelizados e impactam diretamente nos resultados financeiros;
  • Resultados financeiros satisfatórios possibilitam a evolução do negócio e elevam a satisfação dos investidores.

Assim, 2 grandes observações podem ser feitas:

O foco de uma empresa é sempre a lucratividade.

A base para qualquer resultado são as pessoas.

Assim, esses devem ser os principais direcionamentos do negócio.

Ferramentas de gestão de projetos

Ao tratar sobre as ferramentas de gestão de projetos, é possível entender que elas estão voltada tanto para uma atividade específica quanto para o próprio gerenciamento das rotinas do negócio.

Dessa forma, eu vou te apresentar duas das mais usadas pelas empresas.

Trello

O Trello é uma ferramenta gratuita bastante conhecida para gerenciar tarefas e projetos.

Para isso, ele permite que sejam criados quadros, listas e cartões personalizados para a necessidade do usuário, como neste exemplo:

Fonte: Trello.

Assim, um dos modelos de organização mais utilizados é o da metodologia Kanban, um sistema de controle e gestão do fluxo de tarefas que agrupa as atividades em três modelos de produção:

  • A fazer;
  • Em execução;
  • Finalizado.

Aqui, o principal atrativo é a utilização da gestão à vista, modelo que facilita uma visão mais ampla de tudo o que precisa ser entregue e do andamento das atividades.

PDCA

Este método é o “feijão com arroz” da gestão.

O PDCA é uma ferramenta/metodologia que busca proporcionar a melhoria contínua da gestão a partir da aplicação de um ciclo com quatro fases:

  • Plan (planejar): neste primeiro passo, é preciso definir as principais estratégias que serão feitas, o que se espera alcançar, o que fazer e o que não fazer. Assim, são estabelecidos 3 pontos principais: objetivo, caminho e método;
  • Do (fazer): após o planejamento, é o momento de executar o planejamento, colocando em prática as estratégias. Aqui, é preciso acompanhar todo o processo para que as ações não se desviem da definição inicial;
  • Check (verificar): depois da ação, é necessária a verificação dos resultados, analisando os resultados obtidos e os problemas, erros e falhas que surgiram ao longo do processo;
  • Act (corrigir): verificando os resultados iniciais, é o comento de corrigir e aprender com os erros cometidos.

Resumidamente, ele funciona dessa maneira:

Lembre-se: não existe processo que não possa ser melhorado. Por isso, o PDCA é um ciclo constante que nunca é finalizado. Isso não significa que tudo deve ser alterado a todo momento, mas que é preciso atenção e flexibilidade para a otimização das atividades. 

Ferramentas de gestão de pessoas

Apesar de muitos empreendedores acreditarem que a gestão de pessoas é uma atividade puramente subjetiva, existem diversas ferramentas que podem facilitar a análise dos resultados tanto de cada colaborador quanto das ações que são feitas pela empresa.

A seguir, eu vou te apresentar ferramentas que você poderá utilizar para medir a satisfação do time e traçar planos que facilitam a definição de caminhos para o crescimento.

Pesquisa de clima organizacional

Avaliar a satisfação da sua equipe é tão importante quanto medir a satisfação dos seus clientes. Afinal, como você viu no BSC, a base para os resultados de qualquer negócio são as pessoas.

Assim, a pesquisa de clima organizacional é uma ferramenta fundamental para mensurar de forma prática e objetiva o nível de satisfação dos colaboradores.

Para isso, muitas empresas estão utilizando a metodologia do e-NPS.

Semelhante ao NPS, este modelo segmenta os colaboradores em 3 grupos distintos de acordo com a sua satisfação numa escala de 0 a 10:

  • Promotores (9 e 10): estão satisfeitos e promovem a marca empregadora da empresa no mercado de trabalho;
  • Neutros (7 e 8): pouco engajados, não possuem uma opinião formada sobre a empresa, e podem facilmente se transformar em detratores;
  • Detratores (0 e 6): colaboradores insatisfeitos com a empresa e que tendem a denegrir a sua imagem no mercado.

O objetivo é sempre ter um número maior de promotores. No entanto, quando a porcentagem de detratores se sobressai, ou representa uma parcela significativa, é o momento de agir e elaborar estratégias de melhoria.

PDI

Assim como um negócio, cada colaborador precisa de um plano para que o seu crescimento seja viabilizado. E o PDI facilita esse caminho.

O Plano de Desenvolvimento Pessoal busca definir um caminho claro para o desenvolvimento de novas competências e habilidades pelo colaborador. 

Dessa forma, ele funciona como um plano de ação, estabelecendo:

  • A situação atual (problema para resolver);
  • O resultado esperado (competência a desenvolver);
  • E a forma de alcançar (cursos, conhecimentos, treinamentos).

Por meio dessa ferramenta, é possível estabelecer o que se espera do colaborador, como ele pode se desenvolver e crescer na empresa e quais caminhos realizar para alcançar os seus objetivos de carreira.

As ferramentas de gestão existem para facilitar o dia a dia do negócio. Assim, não se recomenda que o uso seja feito isoladamente, precisando estabelecer uma conexão com um objetivo em comum para alcançar os melhores resultados.

E se você quiser conhecer mais ferramentas e métodos que ajudam a impulsionar o crescimento da sua empresa, me acompanhe no Instagram e fique por dentro das melhores dicas de gestão para negócios digitais!

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