Já imaginou se as atividades na sua agência fluíssem de forma simples e orgânica? Se fosse possível estruturar para que cada processo estivesse conectado, e tudo funcionasse como um sistema direto, eficiente, mais produtivo e sem gargalos?
Esse é o sonho de muitos empreendedores digitais. Afinal, é comum que nas agências, por maiores que sejam ou com maior tempo de atuação, tenham dificuldades em definir um processo de trabalho eficiente e com a geração de melhores resultados.
E por mais que pareça uma realidade distante, este formato de produção é totalmente possível, e acessível, através da estruturação de um fluxo de trabalho.
Neste post você vai entender o que é o fluxo de trabalho, quais as principais falhas cometidas na elaboração e o que você precisa fazer para desenvolver um fluxo de trabalho otimizado na sua agência.
Vem comigo e segue o fluxo!
O que é o fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é a forma como as empresas organizam os processos em uma sequência que vai desde o recebimento da tarefa até a entrega, e tudo de forma automatizada.
Este modelo é bastante utilizado pelas agências de marketing, que, para realizar um projeto, necessitam de diversos recursos e seguir etapas criteriosas para que o melhor resultado com a melhor qualidade seja entregue.
Por exemplo, vamos imaginar que a agência acabou de receber um cliente que precisa de um cronograma de posts para alimentação das redes sociais.
Para este fluxo de trabalho, é preciso lembrar que existem diversos setores envolvidos, como:
- Estratégia;
- Redação;
- Design;
- Digital.
E para cada setor, existem outros processos menores a serem feitos. Assim, o fluxo de trabalho permite desenhar de forma lógica uma sequência que facilite e organize a execução do trabalho para que as entregas sejam feitas:
- Com maior agilidade;
- Redução de desperdícios de tempo e recursos;
- Facilitando a gestão de tarefas;
- Dentro do prazo acordado;
- E com mais qualidade.
3 falhas na construção do fluxo de trabalho em agências
Antes de te apresentar um caminho para que você construa um workflow na sua agência, é preciso que você conheça e evite algumas falhas bem comuns no processo de elaboração do fluxo de trabalho em agências.
Copiar a receita de outra empresa
Você precisa entender que não existe receita de bolo pronto para gestão.
Cada empresa funciona de uma forma, pois ela tem pessoas, objetivos, cultura, clientes e estruturas diferentes. Assim, o que pode dar certo para uma agência, pode não ser o melhor formato para outra.
Por isso, antes de iniciar a estruturação do seu fluxo de trabalho, tenha sempre em mente que, para dar certo, o modelo precisa ser adaptado às necessidades da sua empresa.
Isso não significa que você não pode fazer algumas pesquisas, benchmarking com outras agências e buscar entender como o workflow funciona em outros locais.
Mas o ponto é: entendeu como funciona? Agora pense em como poderia ser ainda melhor na sua empresa.
Construir o fluxo de trabalho sem validar com a equipe
Outro ponto que muitos empreendedores acabam pecando é não compartilhar o processo antes da sua implantação.
O fluxo de trabalho é de responsabilidade do time. Eles serão as pessoas que, no dia a dia da empresa, estarão realizando cada uma das atividades, e somente eles são capazes de definir o que pode ou não funcionar na estrutura de trabalho.
Por isso, nunca deixe de compartilhar as suas ideias e objetivos com os colaboradores e, especialmente, com as lideranças da agência.
Chegar com um projeto de workflow pronto apenas para ser executado pode gerar uma aversão ao modelo e fazer com que os colaboradores desenvolvam uma barreira e imponham mais dificuldades para seguir a estrutura.
Engessar o fluxo de trabalho
Implantou e viu que deu certo? Ótimo!
O próximo passo é estudar o modelo e entender como, ao longo do tempo e com a evolução das atividades, ele pode se tornar mais simples e otimizado.
Isso porque o fluxo de trabalho nunca deve ser entendido como uma estrutura que engessa as atividades e dificulta a implantação de melhorias. Assim, ele deve seguir a ideia do ciclo PDCA:
- Planejar (plan): definindo o que deve ser alcançado, qual o objetivo do fluxo de trabalho;
- Executar (do): recolhendo as informações necessárias para a avaliação da estrutura;
- Verificar (check): identificando os resultados atingidos e problemas encontrados;
- Agir (action): atuando de forma corretiva para evitar que os mesmos problemas voltem a acontecer e padronizando o modelo de workflow na agência.
Assim, o ponto é entender que o fluxo de trabalho é uma estrutura dinâmica e que precisa ser melhorada ao longo do tempo para que mais resultados sejam conquistados.
Como criar um fluxo de trabalho?
Chegou a hora de colocar a mão na massa! E eu vou te mostrar como você pode iniciar a construção do seu fluxo de trabalho com alguns passos simples.
Definir os recursos disponíveis
O primeiro passo é definir todos os recursos que a sua empresa tem para que as atividades sejam feitas.
É importante lembrar que, para cada atividade ou projeto, o fluxo de trabalho pode ser alterado. Assim, a utilização dos recursos também vai sofrer uma mudança.
E quando falamos em recursos, estamos nos referindo a:
- Tempo;
- Equipe;
- Materiais;
- Conhecimentos;
- Ferramentas para a realização do processo;
- Recursos financeiros.
A organização desses recursos vai te fazer entender o que você já tem e também o que é preciso para que tudo seja entregue dentro do planejado.
Desde o início é necessário que você conte com a participação dos principais responsáveis pelos processos para que todo o fluxo de trabalho seja feito de acordo com a realidade da empresa.
Portanto, o ideal é que você solicite a participação de algumas pessoas chave para que todo o conjunto de atividades seja estruturado da melhor forma, entendendo as dificuldades e necessidades do time.
Organizar e encaixar as etapas e recursos
O próximo passo é organizar como todos esses recursos serão aplicados para que as entregas sejam feitas.
É nessa etapa que você vai entender quais são os times da empresa, o que eles fazem, como fazem, do que precisam e como eles devem se posicionar para que a proposta de valor seja entregue ao cliente.
Isso é bem semelhante à organização de um time de futebol. Cada jogador (os colaboradores) trabalha com algumas habilidades específicas, e eles deve estar bem posicionados para que todo o jogo flua da melhor maneira.
Neste ponto, o ideal é que você comece desenhando como os repasses devem acontecer. Além de facilitar a construção do fluxo de trabalho, isso também vai servir como um documento de treinamento e padronização das tarefas.
Validar com o time
Depois de estruturar um modelo inicial, ele precisa ser validado pela equipe de operação.
Mesmo contando com a participação de alguns colaboradores mais experientes no processo de planejamento, a estrutura do workflow deve ser analisada por todos os colaboradores.
Isso vai ajudar tanto a melhorar o processo quanto a estimular o sentimento de pertencimento e engajamento entre as pessoas.
Avaliar o resultado
Por fim, chegou o momento de avaliar os resultados do fluxo de trabalho. E para isso, você pode utilizar as seguintes perguntas:
- Como o fluxo de trabalho foi feito?
- Estava de acordo com o planejamento?
- Encontramos problemas e gargalos ao longo do caminho?
- Onde podemos melhorar?
- Onde podemos enxugar as atividades para otimizar os recursos?
- A qualidade das entregas aumentou, diminuiu ou se manteve no mesmo padrão?
Como você viu, o fluxo de trabalho é uma estrutura que vem para facilitar e esclarecer a realização das atividades na empresa.
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