Profissionalizar a gestão da sua empresa é fundamental para escalar o seu negócio. E entender os detalhes desse processo pode lhe fazer sentir mais segurança na hora de realizar essas mudanças.
Mas para evitar dores de cabeça e gastos desnecessários, é muito importante que você invista em planejamento estratégico e esteja familiarizado com as despesas e investimentos da sua empresa.
E para lhe ajudar nessa jornada, preparei esse artigo com tudo que você precisa saber sobre despesas operacionais e quais os erros que você deve evitar para equilibrar as contas da sua empresa e garantir mais oportunidades de crescimento.
Boa leitura!
O que são as despesas operacionais?
As despesas operacionais são todos investimentos que você realiza para o funcionamento e manutenção do seu negócio, mas não estão ligados diretamente a sua produção.
Por exemplo, se a sua empresa é uma agência de marketing digital, seu departamento financeiro ou o escritório de contabilidade que presta serviço para você pode ser considerado uma despesa operacional.
Isso porque, embora seja importante para o funcionamento do seu negócio, esse serviço não está diretamente ligado ao seu produto final, que no caso de uma agência de marketing digital é o planejamento e produção de conteúdo.
É interessante ressaltar que, as despesas operacionais podem variar de negócio para negócio, já que, dependendo da área de atuação, o que é indispensável para uma empresa não é necessariamente para a outra.
Mas no geral, são consideradas como despesas operacionais:
- Material de escritório;
- Impostos;
- Aluguel;
- Folha de pagamento de funcionários de setores não ligados a produção.
Sendo assim, manter todas as despesas operacionais organizadas e dentro do seu orçamento é fundamental para a saúde financeira da sua empresa.
Mas sabia que existem tipos de despesas operacionais? Continua a leitura que eu vou lhe explicar cada uma delas.
Tipos de despesas operacionais
Agora que você já entendeu o que são as despesas operacionais, eu vou lhe mostrar como essas despesas podem ser divididas.
Seja qual for o tamanho do negócio ou o setor que ele opera, sempre vão existir despesas operacionais. Mas elas representam diferentes finalidades dentro da empresa. E no geral, nós podemos dividir essas despesas em três categorias:
- Despesas administrativas: são despesas ligadas a operação, mas que não estão atreladas ao processo de vendas;
- Despesas comerciais: representam todos os custos atrelados a aquisição de materiais e atividades relacionadas as vendas. Um exemplo de despesa comercial é a confecção de brindes para os clientes;
- Demais despesas: são os custos que não se encaixam como parte administrativa e nem com o processo de vendas, e embora possam ser recorrentes, são custos muito específicos e podem variar de uma empresa para outra. Um exemplo desse tipo de despesa é o custo por manutenção de máquinas e acessórios.
Existem outros tipos de despesas?
Sim, existem. Eu vou te explicar sobre duas delas, que são: as despesas não operacionais e as despesas pré-operacionais.
As despesas não operacionais são aquelas que não estão ligadas a atividade principal da sua empresa. Isso quer dizer que elas não são referentes ao produto ou serviço que você oferece.
Alguns exemplos de despesas não operacionais são:
- Isenção ou redução de impostos;
- Indenização por seguro;
- Juros sobre empréstimos, etc.
Já as despesas pré-operacionais estão relacionadas a todo seu esforço de investimento para iniciar a operação da sua empresa ou consiga expandir o seu negócio. O interessante é que essas despesas podem ou não estar ligadas diretamente a sua produção.
São exemplos de despesas pré-operacionais:
- Licenças e permissões de funcionamento;
- Estoque inicial;
- Custo com equipamentos, etc.
É muito importante que você tenha em mente todas essas despesas, porque mantê-las sob controle vai lhe permitir ter a tranquilidade para escalar seus resultados.
Qual a diferença entre despesa e custo?
Quando começamos a falar sobre despesas operacionais é muito comum confundi-las com o conceito de custo. Mas para avaliar melhor a sua operação é necessário saber diferenciá-los.
Os custos são todos os gastos necessários para aquisição de matéria-prima e demais insumos que serão convertidos em produto final ou darão suporte direto ao serviço. Ou seja, o custo é todo investimento que você realiza para que a sua produção saia do papel.
Assim, enquanto o custo é o gasto que faz a sua produção funcionar, as despesas são os gastos que fazem a sua empresa se manter.
São considerados como custos:
- Salário dos colaboradores ligados diretamente a produção;
- Equipamentos essenciais para a produção;
- Energia;
- Insumos utilizados no processo de produção.
Em uma agência de marketing digital, por exemplo, são considerados como custos a folha de pagamento que inclui designer, redator, analista de conteúdo, analista de mídia.
E só para relembrar o conceito de despesa que eu abordei no tópico anterior e deixar ainda mais claro as diferenças, se entende como despesa os gastos ligados ao funcionamento da empresa, mas que não estão diretamente relacionados a produção.
Saber diferenciar esses conceitos é muito importante na hora de organizar o financeiro da sua empresa e garantir que você não tenha surpresas desagradáveis. Afinal, seu negócio com certeza é resultado de um sonho, e você não quer transforma-lo em pesadelo.
E para lhe ajudar a nesse processo de organização, eu vou enumerar alguns erros que você precisa evitar ou corrigir com relação as suas despesas operacionais.
5 erros que você comete quando não conhece as despesas operacionais
O mercado está repleto de oportunidades, mas para aproveitá-las e acelerar os resultados da sua empresa você precisa garantir uma melhor gestão financeira.
Sendo assim, você precisa saber que existem falhas que podem ser mortais para a saúde financeira do seu negócio, principalmente se você desconhece suas despesas operacionais.
Eu enumerei cinco delas e vou lhe explicar porque você deve ser manter atento. Confira!
1. Ausência de registro de todas as despesas operacionais
O primeiro erro relacionado as despesas operacionais que muitos empreendedores ainda cometem é não registrar toda movimentação de recursos, inclusive aquelas de valores menores que você nem acha importante colocar na conta.
Mas olha, sim, você precisa registrar até aquele dinheiro para a compra de café e outros pequenos materiais do cotidiano da sua empresa.
Parece inofensivo, mas criar o hábito de não registrar tudo que está saindo da conta da empresa pode virar uma bola de neve e afetar seus resultados.
Manter um registro detalhado de todas as despesas operacionais permite que você saiba exatamente para onde o dinheiro está seguindo, e assim realizar os cortes e substituições que sejam necessários para desafogar o financeiro do seu negócio.
2. Conflito entre despesas operacionais, custos e despesas pessoais
Infelizmente esse é um erro muito comum em empresas que não têm uma gestão financeira profissional. Mas com algumas mudanças de postura organizacional essa falha pode ficar no passado.
Uma das medidas básicas que você deve tomar para não misturar as despesas operacionais de suas despesas pessoais ou demais custos é não utilizar sua conta pessoa física para pagar o que for da empresa, e muito menos utilizar capital da empresa para seus gastos pessoais.
Separe o cartão corporativo e só utilize para despesas ligadas ao negócio. Além disso, não utilize o dinheiro do caixa para seu benefício, estabeleça seu pró-labore e siga diretrizes para a retirada de lucros.
3. Não ter controle sobre os indicadores de desempenho
Se você não registra a movimentação das suas despesas fica ainda mais difícil monitorar suas finanças e mais ainda, realizar um planejamento estratégico visando o crescimento do seu negócio.
Afinal, para isso ser possível é necessário analisar o desempenho da empresa por meio de indicadores de desempenho.
Mas para estabelecer esses indicadores você precisa partir das referências que a empresa já tem. Ou seja, sem registro das despesas operacionais, não é possível fazer uma análise de desempenho.
Esses indicadores funcionam como uma espécie de termômetro, ajudando a checar a saúde financeira do seu negócio e possibilitando o planejamento de ajustes. Por isso é um erro enorme não acompanhá-los.
4. Falta de projeção financeira
Já imaginou ficar perdido em uma floresta sem qualquer aparelho de geolocalização? Desesperador, não é? Agora pense o que esperar do seu negócio se você não segue nenhum planejamento e não realiza projeções financeiras.
Pois é, sem a projeção de fluxo de caixa sua empresa estar desnorteada, pois, não é possível ter uma projeção de dívidas e nem realizar investimentos direcionados.
5. Não estabelecer metas
Eu imagino que se você não tem os registros de todas as despesas operacionais e não consegue acompanhar os indicadores de desempenho da sua empresa, também fica muito complicado estabelecer metas de crescimento para o seu negócio.
Sem metas e qualquer planejamento, o que você precisará enfrentar são as indesejáveis dívidas. Por isso, documente as movimentações financeiras, acompanhe os indicadores e organize um planejamento estratégico. Isso vai garantir a escalabilidade do seu negócio.
Como identificar as despesas operacionais?
Identificar todas as suas despesas operacionais é um ótimo início da estruturação financeira da sua empresa. E eu vou te apresentar algumas dicas para facilitar esse processo.
- Identifique e registre todas as despesas;
- Divida as despesas operacionais por categorias;
- Separe os gastos fixos dos variáveis;
- Realize um balanço periódico e gere relatórios
- Invista em um sistema de gerenciamento.
Sendo assim, lembre-se, é muto importante que você conheça todas as despesas da sua empresa, isso com certeza vai lhe dar mais segurança na hora de dar o próximo passo rumo a expansão do seu negócio.
E para lhe acompanhar nesse processo de profissionalização da gestão da sua empresa, eu preparei uma lista com mais artigos que podem lhe ajudar. Confira!
