O sucesso de um negócio passa pelo planejamento de todas as áreas, desde as ações de marketing ao controle de pagamento de clientes.
Mas para fazer isso de maneira assertiva é necessário utilizar os métodos e ferramentas que possam impulsionar seus resultados.
E para te ajudar, eu separei algumas dicas para otimizar seu controle e garantir o melhor planejamento estratégico para o seu negócio. Quer saber mais? Então acompanhe a leitura.
O que é controle de pagamento de clientes?
Um dos grandes desafios para quem está começando a jornada empreendedora e busca profissionalizar seus processos é a gestão financeira do negócio.
E dentre os principais pontos da gestão está o controle de pagamento de clientes. Mas você sabe o que isso significa?
Em um processo de gestão, essa gestão representa o controle de recebimentos da empresa e eles podem ser:
- Parcelados;
- Lançamentos futuros;
- À vista.
No fluxo de caixa, esse monitoramento é realizado a partir das chamadas contas a pagar e receber e é crucial para que a empresa possa cumprir com as responsabilidades de pagamentos de colaboradores, contas e planejamento do capital de giro.
Mas não existe uma fórmula única para realizar este controle, então confira no próximo tópico algumas opções para utilizar na sua gestão.
Quais os principais métodos de controle de pagamento de clientes?
Como eu já citei, não existe um único jeito de fazer o controle, cada método tem suas vantagens e com certeza um deles vai atender bem ao seu negócio.
Por isso, vou detalhar cada um deles e destacar de que maneira essas ferramentas podem ajudar. Veja:
Anotação manual
Como o próprio nome já diz, o processo de controle de pagamento de clientes por meio de anotação manual é feito com a reunião das informações de recebimento no famoso caderninho.
Embora possa servir muito bem no início da sua operação, esse método pode lhe dar muita dor de cabeça durante a expansão do seu negócio.
Já imaginou registrar o fluxo de recebimento com diversos clientes de maneira completamente manual? Especialmente se você trabalha em um mercado escalável como o digital, esse recurso se torna um grande risco.
Planilha
O primeiro passo da digitalização do controle de pagamento de clientes foi a adoção de planilhas, que se tornaram muito populares por conta do baixo custo e por facilitarem a organização de negócios que não exigem complexidade.
Pois embora sejam visual e tecnicamente mais robustas que as anotações manuais, as planilhas exigem de quem a controla um conhecimento de fórmulas e cálculos, inclusive para conseguir automatizá-la com operações simples.
Software de gestão financeira
O recurso mais moderno e assertivo para realizar controle de pagamento de clientes e todo fluxo de caixa de um negócio é o uso de um software de gestão.
Isso porque ele possibilita a automação de todo o processo de pagamentos e recebimentos, diminuindo os erros e garantindo a agilidade e segurança no processamento de informações.
Existem diversos formatos de programas de gestão, inclusive os que não necessitam de armazenamento em servidores, o que exclui os custos com manutenção de hardware e risco de perda de dados por falha no sistema.
Os softwares totalmente online utilizam a tecnologia cloud computing, ou “computação em nuvem”, onde todos os dados são salvos online e favorecem a mobilidade, já que podem ser acessados em qualquer lugar com toda segurança.
Principais erros no processo de controle de pagamento de clientes
Quando você não adota um método ou escolhe um modelo que não oferece a eficiência que a sua operação exige, alguns problemas podem surgir e o preço deles pode ser bem alto para o seu negócio.
Dentre os principais erros no controle de pagamento de clientes, estão:
- Falta de atualização de dados;
Subestimar as inadimplências;
- Atrasos de pagamentos sem cobrança de multa;
- Saídas superiores aos valores de entradas.
Mas além de saber o que é e os métodos que auxiliam no processo de controle de pagamento de clientes, existem alguns motivos para você realizar esse monitoramento. E eu destaquei alguns deles a seguir.
Por que você deve realizar o controle de pagamento de clientes?
Com um mercado cada vez mais competitivo, o processo de tomada de decisão se tornou cada vez mais importante, por isso é fundamental ter um panorama das suas finanças para que seja possível, por exemplo, viabilizar aquisições e investimentos.
Sendo assim, posso afirmar que ter o controle de pagamento de clientes bem estruturado possibilita uma gestão muito mais estratégica e assertiva.
E dentre os principais benefícios de realizar um controle de pagamento de clientes estruturado, podemos destacar:
- Maior poder de negociação;
- Decisões mais ágeis;
- Redução de atrasos e inadimplências;
- Alinhamento de prazos;
- Maior controle do fluxo de caixa;
- Torna o negócio mais previsível.
5 dicas para realizar o controle de pagamento de clientes
Para garantir que você tenha acesso a todos esses benefícios, listei algumas dicas que vão lhe auxiliar no processo de controle de pagamento de clientes e assim, impulsionar o seu negócio. Veja:
- Tenha um planejamento;
- Crie um cadastro dos clientes;
- Estabeleça datas estratégicas para o recebimento;
- Faça o acompanhamento periódico e gere relatórios;
- Invista em ferramentas digitais para o controle de pagamento de clientes
Além disso, não esqueça de separar suas finanças pessoais e o caixa da sua empresa.
Parece óbvio, mas muitos negócios com potencial de crescimento já ficaram pelo caminho por conta de gestores que se empolgaram e passaram a gastar o dinheiro da empresa com suas contas pessoais.
Agora que você já conferiu todas as dicas para realizar de maneira assertiva o controle de pagamento de clientes, eu quero ir mais além e lhe auxiliar em outro tema que pode ser bem desgastante e crucial para a saúde financeira do seu negócio.
Então confira agora um conteúdo completo que eu preparei sobre clientes inadimplentes e aprenda a identificar e lidar com eles.
