Sumário
Já imaginou se as atividades na sua agência fluíssem de forma simples e orgânica? Se fosse possível estruturar para que cada processo estivesse conectado, e tudo funcionasse como um sistema direto, eficiente, mais produtivo e sem gargalos?
Esse é o sonho de muitos empreendedores digitais. Afinal, é comum que nas agências, por maiores que sejam ou com maior tempo de atuação, tenham dificuldades em definir um processo de trabalho eficiente e com a geração de melhores resultados.
E por mais que pareça uma realidade distante, este formato de produção é totalmente possível, e acessível, através da estruturação de um fluxo de trabalho.
Neste post você vai entender o que é o fluxo de trabalho, quais as principais falhas cometidas na elaboração e o que você precisa fazer para desenvolver um fluxo de trabalho otimizado na sua agência.
Vem comigo e segue o fluxo!
O fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é a forma como as empresas organizam os processos em uma sequência que vai desde o recebimento da tarefa até a entrega, e tudo de forma automatizada.
Este modelo é bastante utilizado pelas agências de marketing, que, para realizar um projeto, necessitam de diversos recursos e seguir etapas criteriosas para que o melhor resultado com a melhor qualidade seja entregue.
Por exemplo, vamos imaginar que a agência acabou de receber um cliente que precisa de um cronograma de posts para alimentação das redes sociais.
Para este fluxo de trabalho, é preciso lembrar que existem diversos setores envolvidos, como:
E para cada setor, existem outros processos menores a serem feitos. Assim, o fluxo de trabalho permite desenhar de forma lógica uma sequência que facilite e organize a execução do trabalho para que as entregas sejam feitas:
Antes de te apresentar um caminho para que você construa um workflow na sua agência, é preciso que você conheça e evite algumas falhas bem comuns no processo de elaboração do fluxo de trabalho em agências.
Você precisa entender que não existe receita de bolo pronto para gestão.
Cada empresa funciona de uma forma, pois ela tem pessoas, objetivos, cultura, clientes e estruturas diferentes. Assim, o que pode dar certo para uma agência, pode não ser o melhor formato para outra.
Por isso, antes de iniciar a estruturação do seu fluxo de trabalho, tenha sempre em mente que, para dar certo, o modelo precisa ser adaptado às necessidades da sua empresa.
Isso não significa que você não pode fazer algumas pesquisas, benchmarking com outras agências e buscar entender como o workflow funciona em outros locais.
Mas o ponto é: entendeu como funciona? Agora pense em como poderia ser ainda melhor na sua empresa.
Outro ponto que muitos empreendedores acabam pecando é não compartilhar o processo antes da sua implantação.
O fluxo de trabalho é de responsabilidade do time. Eles serão as pessoas que, no dia a dia da empresa, estarão realizando cada uma das atividades, e somente eles são capazes de definir o que pode ou não funcionar na estrutura de trabalho.
Por isso, nunca deixe de compartilhar as suas ideias e objetivos com os colaboradores e, especialmente, com as lideranças da agência.
Chegar com um projeto de workflow pronto apenas para ser executado pode gerar uma aversão ao modelo e fazer com que os colaboradores desenvolvam uma barreira e imponham mais dificuldades para seguir a estrutura.
Implantou e viu que deu certo? -timo!
O próximo passo é estudar o modelo e entender como, ao longo do tempo e com a evolução das atividades, ele pode se tornar mais simples e otimizado.
Isso porque o fluxo de trabalho nunca deve ser entendido como uma estrutura que engessa as atividades e dificulta a implantação de melhorias. Assim, ele deve seguir a ideia do ciclo PDCA:
Assim, o ponto é entender que o fluxo de trabalho é uma estrutura dinâmica e que precisa ser melhorada ao longo do tempo para que mais resultados sejam conquistados.
Chegou a hora de colocar a mão na massa! E eu vou te mostrar como você pode iniciar a construção do seu fluxo de trabalho com alguns passos simples.
O primeiro passo é definir todos os recursos que a sua empresa tem para que as atividades sejam feitas.
É importante lembrar que, para cada atividade ou projeto, o fluxo de trabalho pode ser alterado. Assim, a utilização dos recursos também vai sofrer uma mudança.
E quando falamos em recursos, estamos nos referindo a:
A organização desses recursos vai te fazer entender o que você já tem e também o que é preciso para que tudo seja entregue dentro do planejado.
Desde o início é necessário que você conte com a participação dos principais responsáveis pelos processos para que todo o fluxo de trabalho seja feito de acordo com a realidade da empresa.
Portanto, o ideal é que você solicite a participação de algumas pessoas chave para que todo o conjunto de atividades seja estruturado da melhor forma, entendendo as dificuldades e necessidades do time.
O próximo passo é organizar como todos esses recursos serão aplicados para que as entregas sejam feitas.
É nessa etapa que você vai entender quais são os times da empresa, o que eles fazem, como fazem, do que precisam e como eles devem se posicionar para que a proposta de valor seja entregue ao cliente.
Isso é bem semelhante à organização de um time de futebol. Cada jogador (os colaboradores) trabalha com algumas habilidades específicas, e eles deve estar bem posicionados para que todo o jogo flua da melhor maneira.
Neste ponto, o ideal é que você comece desenhando como os repasses devem acontecer. Além de facilitar a construção do fluxo de trabalho, isso também vai servir como um documento de treinamento e padronização das tarefas.
Depois de estruturar um modelo inicial, ele precisa ser validado pela equipe de operação.
Mesmo contando com a participação de alguns colaboradores mais experientes no processo de planejamento, a estrutura do workflow deve ser analisada por todos os colaboradores.
Isso vai ajudar tanto a melhorar o processo quanto a estimular o sentimento de pertencimento e engajamento entre as pessoas.
Por fim, chegou o momento de avaliar os resultados do fluxo de trabalho. E para isso, você pode utilizar as seguintes perguntas:
Como você viu, o fluxo de trabalho é uma estrutura que vem para facilitar e esclarecer a realização das atividades na empresa.
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Rafael Carvalho é empreendedor digital há mais de 20 anos e desenvolveu dezenas de negócios na internet. É criador de diversos treinamentos online, com destaque para o método <b><a href="https://rafaelcarvalho.tv/lancamento-enxuto">Lançamento Enxuto</a></b> e a <b><a href="https://rafaelcarvalho.tv/mi">Mentoria Imparáveis</a></b>, que são considerados os melhores treinamentos para quem deseja possuir um negócio lucrativo, honesto e saudável na internet.