Está querendo aumentar as demandas do negócio, mas sente que os processos estão fugindo do controle e não sabe como a sua empresa pode crescer? Então você precisa começar a medir a capacidade produtiva da sua equipe.
Entender o seu impacto e saber como mensurá-la é essencial para as empresas que almejam o crescimento sustentável das atividades e a conquista de novos projetos, sem diminuir a satisfação do cliente final.
Aqui, eu vou te mostrar um modelo simples para medir a capacidade produtiva da sua equipe, e também apresentar algumas dicas para aumentar a produtividade e gerar mais resultados.
Continue comigo!
Por que medir a capacidade produtiva do time?
A capacidade produtiva é o limite máximo que uma empresa, ou cada colaborador, consegue entregar em um determinado período, sem deixar de lado a qualidade e o prazo acordado com o cliente final.
O acompanhamento desse indicador é essencial para que o seu negócio mantenha o controle das atividades e saiba quais demandas pode ou não comportar. Isso evita que você venda mais do que podem entregar e a sua empresa desenvolva uma imagem negativa.
Através da análise da capacidade produtiva é possível:
- Facilitar na definição de metas e planejamentos;
- Controlar cronogramas de entregas;
- Trabalhar a geração de demanda;
- Ter mais clareza na identificação e implementação de melhorias;
- Aumentar a produtividade;
- Controlar despesas operacionais;
- Melhorar o fluxo de trabalho.
Além disso, a análise da capacidade produtiva vai definir se é o melhor momento para que o seu negócio invista em contratações, pois um dos grandes erros dos empreendedores é contratar novos colaboradores sem realizar uma avaliação da demanda da empresa.
E para que todos esses benefícios sejam alcançados, é preciso identificar de forma clara qual a capacidade de produção da sua equipe.
Como medir a capacidade produtiva do time?
Você deve entender que a capacidade produtiva não é uma suposição, mas uma comprovação do que a sua equipe pode ou não pode fazer.
Isso porque alguns empreendedores preferem utilizar o “achismo” e observações superficiais para definir quantas e quais serão as demandas da sua equipe, sem levar em consideração as atividades atuais e sua complexidade.
Por isso, o primeiro ponto é ter em mente que este é um estudo detalhado sobre a sua empresa, que depende da análise de algumas variáveis para que os resultados encontrados sejam os mais próximos da realidade.
Existem diversas formas de medir a capacidade produtiva da equipe. Inclusive, se você fizer algumas pesquisas sobre o tema, você vai encontrar vários conteúdos das áreas de produção industrial, com alguns cálculos para mensurar esse indicador numa empresa.
Nem sempre essas fórmulas podem ser facilmente aplicadas na rotina de uma empresa, especialmente em negócios digitais que contam com vários modelos de trabalho e serviços de natureza diferentes das empresas tradicionais.
Por isso, aqui eu vou te mostrar um passo a passo simples de ser aplicado e que vai te ajudar identificar a capacidade produtiva da sua equipe de forma objetiva e sem grandes complicações.
Mas antes de iniciar, é importante que você saiba que este é um estudo que conta com a participação de várias pessoas. Assim, todos da sua equipe devem contribuir com suas percepções para que a capacidade produtiva seja identificada e os novos planos sejam desenhados com mais clareza.
Identifique os processos
A capacidade produtiva está ligada aos processos internos da empresa, seu nível de complexidade e tempo necessário para que sejam feitos.
Dessa forma, o primeiro passo é realizar a identificação de quantos, quais são e como funcionam os processos do negócio.
Caso a sua empresa já trabalhe com o planejamento e documentação das atividades, você pode iniciar por eles. Porém, caso não tenha o registro ou você perceba que eles podem estar desatualizados, o ideal é contar com a colaboração de algumas pessoas da equipe.
Mapeie as atividades
Depois de identificar os processos, o próximo passo é fazer o mapeamento das atividades. Isso significa que você deve analisar:
- Quem faz;
- Quando faz;
- Em que setor;
- De que forma;
- Com qual objetivo.
E para isso, você pode utilizar a descrição de cargo das funções da equipe.
Mensure o tempo
Após identificar cada atividade, seus setores e responsáveis, chegou a hora de analisar quanto tempo cada tarefa demanda para a sua equipe.
Por exemplo, se a área de planejamento precisa entregar um relatório semanal de resultados, você precisa descobrir quanto os responsáveis por essa tarefa demandam em sua execução e identificar o quanto isso representa no quadro geral.
Esse é um dos pontos mais importantes no estudo da capacidade produtiva. O tempo é um recurso precioso para uma empresa, e para aumentar a quantidade de demandas, primeiro é preciso descobrir quanto desse recurso ainda está disponível.
Nesta etapa você vai precisar da ajuda de colaboradores e lideranças. Afinal, essa é uma estimativa que deve ser feita pelas pessoas que executam as atividades.
A partir das respostas da equipe, você poderá identificar qual a sua capacidade produtiva atual e em quanto vocês ainda podem aumentar as demandas da empresa sem que a qualidade e prazo das entregas sejam afetados, mantendo a atenção aos impactos das demandas atuais na saúde e bem-estar da equipe.
Além disso, caso seja percebido que o limite máximo já foi atingido, seria uma oportunidade para estudar como vocês poderiam reduzir as atividades e diminuir a pressão do time.
Para isso, algumas ações poderiam ser feitas, como:
- Identificar os gaps nos processos;
- Aumentar a autonomia do time;
- Estimular o uso de ferramentas de colaboração;
- Automatizar tarefas;
- Contar com o apoio de profissionais terceirizados em algumas atividades.
Mensurar a capacidade produtiva da empresa é um elemento essencial para o crescimento sustentável do seu negócio. E se você quer saber mais estratégias para a evolução da sua empresa, me acompanhe no Instagram!
