Realizar uma gestão de custos eficiente é um importante passo para garantir um terreno seguro para o seu negócio em médio e longo prazo. Mas essa tarefa ainda é um desafio para muitos empreendedores.
O motivo é que muitas vezes falta planejamento e muitas decisões importantes relacionadas aos custos de projetos vão sendo tomadas pontualmente, o que é um péssimo hábito e que costuma consumir bastante tempo que poderia ser aplicado em outras decisões.
Pensando nisso, escrevi este artigo para desmistificar a gestão de custos, detalhei quais os principais custos e listei um passo a passo para tornar sua gestão mais eficiente. Vamos lá? Aproveite esse conteúdo!
Afinal, o que significa realizar uma gestão de custos?
Já imaginou começar uma grande viagem, aquela que você sonhou toda sua vida, sem ter um roteiro traçado e nenhuma ideia do quanto vai gastar?
Parece sinopse de filme de aventura, mas pode ter certeza que é o tipo de coisa que transforma sonhos em pesadelos. Sem planejamento, as chances de tudo sair do controle são enormes, e o que era pra ser algo prazeroso vira uma baita dor de cabeça.
Um dos principais motivos é justamente a falta da gestão de custos, que é a organização e projeção de tudo aquilo que precisa ser investido para que os projetos sejam realizados.
Na rotina de uma empresa, falar sobre gestão de custos inclui, por exemplo, diversos níveis de despesas como:
- Contas fixas;
- Insumos;
- Manutenção de equipamentos;
- Pagamento de colaboradores;
- Custos com sistemas.
Inclusive, também é colocado na alça de mira da gestão de custos todos os recursos que precisam ser investidos durante a execução de projetos.
Até porque, eles podem se tornar um grande buraco negro e absorver montantes de recursos que, sem planejamento prévio, podem impactar bastante os resultados financeiros da agência.
Entendeu porque é tão necessário fazer a gestão de custos de maneira eficiente? Mas para isso é necessário primeiro identificar quais os tipos de custos que a sua empresa possui. Por isso, fique atento ao próximo tópico porque eu vou explicar mais sobre isso.
Quais os principais tipos de custos de uma empresa?
A primeira coisa que eu preciso dizer é que, independentemente do tamanho, todas as empresas têm custos que precisam ser geridos de maneira eficiente.
O que muda é a quantidade de projetos a serem tocados pelo time, o que também equivale ao fluxo de investimento que cada tarefa vai requerer.
Mas no geral, existem 7 tipos de custos que merecem total atenção. São eles:
- Custos fixos: são os custos que não estão atrelados ao aumento ou diminuição dos projetos;
- Custos variáveis: são os custos que variam de acordo com a quantidade de projetos executados pelo time;
- Custos diretos: são os custos ligados a execução das tarefas;
- Custos indiretos: são custos que não são ligados diretamente a atividade exercida pelo negócio, como por exemplo o cafezinho para equipe de trabalho;
- Custos de oportunidades: são os custos que podem surgir caso algo no mercado ocorra e pode definir se você quer ou não garantir uma oportunidade de negócio;
- Custos marginais: representam a alteração de custo durante a execução de um projeto;
- Custos totais: são os custos totais de todo investimento para que um projeto seja realizado.
Ufa, são muitos custos, não é? Mas já imaginou não ter controle nenhum sobre eles? Tenho certeza que você não quer nem pensar nisso, porque é a representação do caos.
Por isso, vou lhe apresentar a seguir como funciona na prática uma gestão de custos eficiente e logo depois vou listar algumas dicas de como realizá-la. Acompanhe!
Como funciona a gestão de custos?
Fazer uma gestão de custos, embora pareça um bicho de sete cabeças, não é algo de outro mundo. Porque na prática é o acompanhamento e gerenciamento de tudo que está sendo investido para tirar um projeto do papel.
Mas a gestão de custos pode ser bem entendida a partir de um tripé formado por três elementos, que são:
- Entendimento ou compreensão dos custos;
- Precificação dos serviços/produtos;
- Redução ou otimização dos custos.
Na prática, essas etapas incluem as partes de análise, planejamento estratégico e otimização para garantir que a gestão dos custos seja minimamente viável.
Mas como eu gosto de falar sobre excelência e penso o tempo todo em como ajudar você a garantir resultados escaláveis, listei abaixo algumas dicas de como tornar a gestão de custos dos projetos ainda mais eficiente. Confira!
5 passos para fazer uma gestão de custos eficiente
1. Identifique os custos
O primeiro passo para realizar uma gestão de custos de alto nível é preparar bem a etapa de análise identificando quais os custos envolvidos na execução dos projetos.
Para isso, primeiro você precisa manter um acompanhamento financeiro das entradas e saídas.
E isso é possível usando um fluxo de caixa!
2. Invista em planejamento
Com a identificação dos custos realizada, chegou a hora de investir em um planejamento estratégico, que vai ser o seu playbook na hora de direcionar os recursos necessários para que as tarefas sejam feitas.
É importante definir que o planejamento deve abordar elementos como:
- Projeções de custos;
- Margens de negociação;
- Orçamento dos projetos;
- Planejado x realizado.
3. Faça o mapeamento dos projetos
Uma parte muito importante da gestão de custos de projetos é ter uma visão 360º de todos eles, incluindo quais os times envolvidos nas tarefas e acompanhamento regular dos sprints.
Aqui, o uso da gestão do conhecimento sobre os projetos vai ajudar bastante. Afinal, é por ela que você vai conseguir identificar quais projetos foram feitos dentro do orçamento, quais estouraram o limite de gastos e entender o que pode ter levado a isso.
4. Mensure os recursos alocados para cada atividade
A partir do acompanhamento é possível ter um panorama para onde os recursos estão fluindo e conseguir ter uma melhor gestão de custos.
5. Reduza os custos de maneira consciente
Com os números em mãos, é possível projetar uma redução de custos, caso seja necessário, e aprimorar o desempenho do negócio.
Como você deve ter percebido, o grande segredo para uma gestão de custos eficiente é investir em planejamento estratégico e acompanhar os resultados dos projetos de perto.
Mas você deve estar se perguntando como é possível fazer isso em um cotidiano dinâmico e sem microgerenciar as tarefas do seu time?
A minha resposta é bem simples: invista em dados!
Isso mesmo, os dados são a chave para otimizar todas as ações no seu negócio, e para lhe ajudar nessa jornada de transformar a cultura da sua agência de maneira mais assertiva preparei um material super especial.
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