Empreendedorismo

Acompanhamento de projetos em agências: desafios e como fazer

Só quem realmente trabalha com a gestão de demandas e processos numa agência sabe o quão difícil é manter o acompanhamento de...

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quadro de acompanhamento de projetos

Só quem realmente trabalha com a gestão de demandas e processos numa agência sabe o quão difícil é manter o acompanhamento de projetos na empresa. Além de precisar gerenciar um time com várias pessoas, ainda existem diversas etapas, entregas e alterações que precisam ser vistas.

E por mais que você conheça tudo o que precisa fazer, nem sempre é fácil manter o controle da carga de trabalho e da qualidade dos projetos.

Mas então, o que é preciso fazer para realizar o acompanhamento de projetos? Quais as principais dificuldades? Quais as ferramentas mais usadas? E, principalmente, quais os principais pontos para verificar?

Neste artigo eu vou te apresentar as respostas para estas e outras perguntas. Então, se você quer melhorar a gestão da sua agência, continue a leitura!

Por que investir no acompanhamento de projetos?

Eu vou ser bem direto: uma empresa nunca vai conseguir evoluir se ela não faz o básico da gestão de suas atividades.

É por isso que o acompanhamento de projetos é tão importante. Ele é o mecanismo de controle para que você saiba como, a que passo e se as coisas realmente estão andando na sua empresa.

Quantas vezes a sua agência:

  • Não encontrou informações de um projeto ou cliente por não manter o registro adequado?
  • Vendeu X, mas entregou Y por falta de alinhamento?
  • Atrasou as entregas e diminuiu a satisfação do cliente?
  • Perdeu um cliente importante por não manter os acordos?

Esses são só alguns dos problemas que a maioria das agências já passou, e tudo pela falta de um método de controle eficaz. Assim, manter o acompanhamento de projetos é realizar um processo seguro de controle de informações, qualidade das entregas e garantia da satisfação do seu cliente.

Mas por que é tão difícil para as empresas manter esse acompanhamento?

Vamos ser sinceros: isso pode ser visto, quando não já é, como um processo “chato” pela maioria dos gestores e colaboradores. Afinal, não são todas as pessoas que têm a visão da gestão no longo prazo.

  • “Ah, mas esse processo engessa a produção.”
  • “Eu perco muito tempo reportando informações.”
  • “As mudanças foram feitas no feeling, não precisam de muita avaliação.”

Esses são alguns dos argumentos usados para justificar a falta ou falha no acompanhamento. E como você pode perceber, isso só acontece porque:

  1. As pessoas não sabem o que precisam fazer;
  2. As pessoas simplesmente não querem fazer.

E para cada um desses problemas, você precisa desenvolver uma solução.

Como fazer o acompanhamento de projetos?

Agora vamos entender o que você precisa avaliar no acompanhamento de projetos da sua agência.

Metodologias como o Scrum permitem que você desenvolva técnicas de realização e acompanhamento de projetos que podem viabilizar a geração de melhores resultados.

Mas lembrando, não é porque uma metodologia é bastante aplicada por outras empresas que ela funciona como uma receita de bolo. Trabalhar com gestão envolve analisar necessidades, extrair o melhor de cada método e adaptar para uma nova realidade.

Cada empresa é um caso, mas existem alguns pontos gerais e indispensáveis que devem ser aplicados em cada modelo de acompanhamento de projetos.

Defina o escopo de cada projeto

O primeiro ponto é também um dos mais óbvios: a definição do escopo do projeto, o que você prometeu entregar para o cliente e o que a sua equipe precisa fazer.

E, apesar de bastante claro, é nesse começo que muitas agências acabam errando, e isso inicia quando não existe uma conversa e interação entre os setores comercial e operacional.

Além de definir o que a sua agência precisa entregar, esse acordo precisa estar documentado e deve ser repassado com clareza para a equipe que vai desenvolver o projeto. Afinal, assim como o cliente teve suas dúvidas sobre o que a empresa entregaria, a sua equipe também precisa entender quais as expectativas do cliente.

Por isso, sempre comece com uma reunião de alinhamento, deixe tudo bastante claro e solicite que toda e qualquer dúvida seja levantada.

Determine os papéis do time

Definindo o que vai ser feito, é o momento de definir quem vai fazer cada coisa. Por isso, não vá na ideia de que “aqui todo mundo faz de tudo”.

Aprenda e leve para a sua vida um conceito bem simples de gestão: quando todo mundo faz tudo, ninguém faz e nem se responsabiliza por nada.

Não adianta querer que todos os colaboradores tenham um mesmo nível de responsabilidade, sendo que você precisa direcionar a comunicação com uma ou poucas pessoas durante o acompanhamento do projeto.

Assim, defina bem qual o papel de cada um no projeto e quais as suas responsabilidades.

Isso pode ser feito com o uso de uma descrição de cargo, mas é essencial que a comunicação seja refeita sempre que necessário.

Adote indicadores

Você não pode manter o acompanhamento de projetos apenas olhando o que foi bem ou foi mal. É preciso estabelecer métricas e metas, e isso pode ser feito com o uso de indicadores de acompanhamento.

A utilização desses indicadores serve tanto para que você avalie o desempenho da equipe quanto a qualidade e rentabilidade de um determinado cliente. Afinal, nós sabemos que existem clientes que exigem tantas alterações e retrabalhos que acabam sendo um custo para a agência.

Dessa forma, alguns indicadores podem ser utilizados, como:

  • Entregas no prazo;
  • Tempo de realização de uma tarefa;
  • Número de alterações;
  • Quantidade de erros nas entregas;
  • Índice de satisfação do cliente.

Mantenha a gestão do conhecimento

A principal maneira de fazer com que os seus projetos melhorem é aprender com os erros do passado. E a forma de garantir o registro e compartilhamento desses erros com a equipe é através da realização de uma gestão do conhecimento.

No entanto, o que poderia ser a principal fonte de aprendizado, é também um dos grandes gargalos das agências.

Quanto mais informações e aprendizados você puder registrar, melhor para a sua agência. Pois, quantas vezes você não perdeu uma informação com a saída de um colaborador estratégico ou por só “confiar na memória”?

A gestão do conhecimento é um processo básico para qualquer empresa, e ela pode ser feita tanto pelo registro das informações e aprendizados quanto pelo incentivo e fornecimento de ferramentas e meios de capacitação para o time.

Quais as ferramentas mais usadas?

Novamente, não existe uma receita de bolo para o acompanhamento de projetos. Por isso, aqui eu vou apresentar apenas algumas ferramentas mais comuns nas agências.

Trello

A primeira e velha conhecida, o Trello. Ele é um dos modelos mais básicos utilizados pelas empresas, que pode ser adaptado para as mais diversas necessidades durante o acompanhamento de projetos.

Asana

O Asana é conhecido como um primo mais desenvolvido do Trello. Aqui, além de manter o acompanhamento dos projetos, a sua equipe também poderá iniciar conversas com os stakeholders e realizar um registro mais robusto das atividades.

Ekyte

Voltado para o segmento de marketing digital, o Ekyte é uma ferramenta mais robusta e que permite o acompanhamento tanto dos projetos quanto do próprio fluxo de trabalho das equipes.

Vale conhecer de forma mais aprofundada cada uma dessas ferramentas e entender qual atenderia melhor a sua empresa.

Agora que você já viu que não dá para ter uma agência sem realizar o acompanhamento de projetos e descobriu quais os principais pontos a serem observados, chegou o momento de alinhar essa estratégia com os objetivos do seu negócio.

E se você quiser saber mais sobre gestão de agências digitais, dá uma conferida nesses outros artigos:

 

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