Só quem realmente trabalha com a gestão de demandas e processos numa agência sabe o quão difícil é manter o acompanhamento de projetos na empresa. Além de precisar gerenciar um time com várias pessoas, ainda existem diversas etapas, entregas e alterações que precisam ser vistas.
E por mais que você conheça tudo o que precisa fazer, nem sempre é fácil manter o controle da carga de trabalho e da qualidade dos projetos.
Mas então, o que é preciso fazer para realizar o acompanhamento de projetos? Quais as principais dificuldades? Quais as ferramentas mais usadas? E, principalmente, quais os principais pontos para verificar?
Neste artigo eu vou te apresentar as respostas para estas e outras perguntas. Então, se você quer melhorar a gestão da sua agência, continue a leitura!
Por que investir no acompanhamento de projetos?
Eu vou ser bem direto: uma empresa nunca vai conseguir evoluir se ela não faz o básico da gestão de suas atividades.
É por isso que o acompanhamento de projetos é tão importante. Ele é o mecanismo de controle para que você saiba como, a que passo e se as coisas realmente estão andando na sua empresa.
Quantas vezes a sua agência:
- Não encontrou informações de um projeto ou cliente por não manter o registro adequado?
- Vendeu X, mas entregou Y por falta de alinhamento?
- Atrasou as entregas e diminuiu a satisfação do cliente?
- Perdeu um cliente importante por não manter os acordos?
Esses são só alguns dos problemas que a maioria das agências já passou, e tudo pela falta de um método de controle eficaz. Assim, manter o acompanhamento de projetos é realizar um processo seguro de controle de informações, qualidade das entregas e garantia da satisfação do seu cliente.
Mas por que é tão difícil para as empresas manter esse acompanhamento?
Vamos ser sinceros: isso pode ser visto, quando não já é, como um processo “chato” pela maioria dos gestores e colaboradores. Afinal, não são todas as pessoas que têm a visão da gestão no longo prazo.
- “Ah, mas esse processo engessa a produção.”
- “Eu perco muito tempo reportando informações.”
- “As mudanças foram feitas no feeling, não precisam de muita avaliação.”
Esses são alguns dos argumentos usados para justificar a falta ou falha no acompanhamento. E como você pode perceber, isso só acontece porque:
- As pessoas não sabem o que precisam fazer;
- As pessoas simplesmente não querem fazer.
E para cada um desses problemas, você precisa desenvolver uma solução.
Como fazer o acompanhamento de projetos?
Agora vamos entender o que você precisa avaliar no acompanhamento de projetos da sua agência.
Metodologias como o Scrum permitem que você desenvolva técnicas de realização e acompanhamento de projetos que podem viabilizar a geração de melhores resultados.
Mas lembrando, não é porque uma metodologia é bastante aplicada por outras empresas que ela funciona como uma receita de bolo. Trabalhar com gestão envolve analisar necessidades, extrair o melhor de cada método e adaptar para uma nova realidade.
Cada empresa é um caso, mas existem alguns pontos gerais e indispensáveis que devem ser aplicados em cada modelo de acompanhamento de projetos.
Defina o escopo de cada projeto
O primeiro ponto é também um dos mais óbvios: a definição do escopo do projeto, o que você prometeu entregar para o cliente e o que a sua equipe precisa fazer.
E, apesar de bastante claro, é nesse começo que muitas agências acabam errando, e isso inicia quando não existe uma conversa e interação entre os setores comercial e operacional.
Além de definir o que a sua agência precisa entregar, esse acordo precisa estar documentado e deve ser repassado com clareza para a equipe que vai desenvolver o projeto. Afinal, assim como o cliente teve suas dúvidas sobre o que a empresa entregaria, a sua equipe também precisa entender quais as expectativas do cliente.
Por isso, sempre comece com uma reunião de alinhamento, deixe tudo bastante claro e solicite que toda e qualquer dúvida seja levantada.
Determine os papéis do time
Definindo o que vai ser feito, é o momento de definir quem vai fazer cada coisa. Por isso, não vá na ideia de que “aqui todo mundo faz de tudo”.
Aprenda e leve para a sua vida um conceito bem simples de gestão: quando todo mundo faz tudo, ninguém faz e nem se responsabiliza por nada.
Não adianta querer que todos os colaboradores tenham um mesmo nível de responsabilidade, sendo que você precisa direcionar a comunicação com uma ou poucas pessoas durante o acompanhamento do projeto.
Assim, defina bem qual o papel de cada um no projeto e quais as suas responsabilidades.
Isso pode ser feito com o uso de uma descrição de cargo, mas é essencial que a comunicação seja refeita sempre que necessário.
Adote indicadores
Você não pode manter o acompanhamento de projetos apenas olhando o que foi bem ou foi mal. É preciso estabelecer métricas e metas, e isso pode ser feito com o uso de indicadores de acompanhamento.
A utilização desses indicadores serve tanto para que você avalie o desempenho da equipe quanto a qualidade e rentabilidade de um determinado cliente. Afinal, nós sabemos que existem clientes que exigem tantas alterações e retrabalhos que acabam sendo um custo para a agência.
Dessa forma, alguns indicadores podem ser utilizados, como:
- Entregas no prazo;
- Tempo de realização de uma tarefa;
- Número de alterações;
- Quantidade de erros nas entregas;
- Índice de satisfação do cliente.
Mantenha a gestão do conhecimento
A principal maneira de fazer com que os seus projetos melhorem é aprender com os erros do passado. E a forma de garantir o registro e compartilhamento desses erros com a equipe é através da realização de uma gestão do conhecimento.
No entanto, o que poderia ser a principal fonte de aprendizado, é também um dos grandes gargalos das agências.
Quanto mais informações e aprendizados você puder registrar, melhor para a sua agência. Pois, quantas vezes você não perdeu uma informação com a saída de um colaborador estratégico ou por só “confiar na memória”?
A gestão do conhecimento é um processo básico para qualquer empresa, e ela pode ser feita tanto pelo registro das informações e aprendizados quanto pelo incentivo e fornecimento de ferramentas e meios de capacitação para o time.
Quais as ferramentas mais usadas?
Novamente, não existe uma receita de bolo para o acompanhamento de projetos. Por isso, aqui eu vou apresentar apenas algumas ferramentas mais comuns nas agências.
Trello
A primeira e velha conhecida, o Trello. Ele é um dos modelos mais básicos utilizados pelas empresas, que pode ser adaptado para as mais diversas necessidades durante o acompanhamento de projetos.
Asana
O Asana é conhecido como um primo mais desenvolvido do Trello. Aqui, além de manter o acompanhamento dos projetos, a sua equipe também poderá iniciar conversas com os stakeholders e realizar um registro mais robusto das atividades.
Ekyte
Voltado para o segmento de marketing digital, o Ekyte é uma ferramenta mais robusta e que permite o acompanhamento tanto dos projetos quanto do próprio fluxo de trabalho das equipes.
Vale conhecer de forma mais aprofundada cada uma dessas ferramentas e entender qual atenderia melhor a sua empresa.
Agora que você já viu que não dá para ter uma agência sem realizar o acompanhamento de projetos e descobriu quais os principais pontos a serem observados, chegou o momento de alinhar essa estratégia com os objetivos do seu negócio.
E se você quiser saber mais sobre gestão de agências digitais, dá uma conferida nesses outros artigos:
- Recrutamento interno: o que é, quando e como fazer na agência
- Qual a diferença entre o faturamento e lucro da sua agência?
- 4 estratégias para uma gestão de clientes eficiente
- Por que fazer o registro de marca da sua empresa?
