Você já parou para pensar o quanto o retrabalho pode estar prejudicando a produtividade e os resultados da sua agência? Falhas no planejamento e uma comunicação interna desestruturada não só impactam o dia a dia, como também geram um ambiente de muito retrabalho. Mas o que exatamente é retrabalho e como ele pode afetar sua equipe a curto, médio, e longo prazo? Neste artigo, vou explicar detalhadamente as causas, os impactos e, o mais importante, como evitar o retrabalho na sua agência. Vamos nessa?

Afinal, o que é considerado retrabalho?

A falta de uma melhor estrutura de comunicação dentro da agência pode afetar o cotidiano e os indicadores de desempenho do time de diferentes formas. Mas talvez a mais evidente e que deve ligar o sinal de alerta é o nível de retrabalho.

Isso significa que os clientes estão solicitando que um conjunto de tarefas seja realizado novamente para chegar no resultado esperado.

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Mas você pode me perguntar: “Rafa, isso não é normal em uma atividade criativa?”

E eu respondo categoricamente que não. Adições e ajustes pontuais são aceitáveis, se estiverem dentro do cronograma planejado.

No entanto, quando falo de retrabalho, estou me referindo a sair do zero ou aproveitar pouco do que foi feito da primeira vez e principalmente se isso tem se tornado uma recorrência na sua empresa. Só que o retrabalho não é um problema que surge do nada. Existem razões para que isso se torne recorrente e aos poucos siga minando a confiança do seu time. E é sobre a raiz desse problema que eu quero conversar com você no tópico a seguir.

Quais as principais causas do retrabalho?

Quem nunca recebeu um feedback de ajuste que atire a primeira pedra. Mas se isso passa a acontecer com frequência, com um mesmo cliente ou com alguns deles, é hora de parar e pensar qual a raiz desse retrabalho.

Já de cara eu posso te falar sobre a falta de alinhamento nas expectativas. Quando apresentamos uma ideia de campanha para um cliente, geramos uma expectativa, inclusive porque um bom projeto passa por entender o tom e a voz do cliente.

Só que, para que esse processo seja bem feito, a comunicação entre todos os envolvidos precisa estar alinhada. Então onde ocorre o problema que leva ao retrabalho?

O principal deles é a dificuldade de delegar tarefas de forma clara por parte dos líderes e gestores, o que pode ser resultado de uma cultura organizacional muito centralizada.

Ao contrário do que algumas pessoas podem imaginar, o microgerenciamento pode ser fonte de retrabalho, porque uma única pessoa ou grupo passa a monopolizar o processo, tendo uma visão limitada. Além disso, cria-se também um estresse no ambiente, uma tensão que passa a afetar o processo criativo e resulta em insatisfações.

Os impactos disso são inúmeros, afetando toda a estrutura da agência e com certeza desaguam em indicadores de resultados cada vez mais baixos. Mas sobre isso, eu vou detalhar mais a seguir.

Quais os impactos do retrabalho no cotidiano da agência?

O retrabalho, quando se torna um processo rotineiro dentro da agência, vai se espalhando como erva daninha e deixando o ambiente difícil para um trabalho em alta performance. Especialmente porque não é algo pontual; se desdobra em diversas frentes e desestabiliza até mesmo a sua vontade de pegar mais projetos e fechar mais parcerias.

Aumento nos custos: Como já falei, não confunda retrabalho com ajuste pontual que não afeta cronograma e orçamento. O retrabalho é muitas vezes ter que seguir um novo caminho porque o primeiro não alcançou o resultado esperado. Para você ter uma ideia clara, vamos pensar em um exemplo simples. Suponha que você contrata uma equipe de confeitaria para fazer um bolo. Mas durante o processo de contratação, houve uma falha de comunicação e os pedidos foram misturados, resultando em dois pedidos iguais. Como o seu pedido foi bem específico, a equipe de confeitaria precisou realizar um retrabalho para entregar o bolo solicitado. Isso fez com que o custo da produção duplicasse, já que todo material do primeiro bolo foi perdido. O mesmo ocorre em uma agência que precisa ficar refazendo trabalho o tempo todo, perdendo tempo que poderia ser utilizado para conseguir mais projetos.

Desgaste emocional e físico do time: Um time que precisa realizar retrabalho o tempo todo vai se desgastando emocional e fisicamente, criando um ambiente de trabalho improdutivo. Isso gera impacto profundo na cultura da empresa e se espalha, inclusive impactando processos de recrutamento e retenção de talentos.

Alteração nos prazos: Um dos maiores trunfos para o crescimento de uma empresa é tornar todo seu processo previsível e mensurável. Mas com o retrabalho isso fica difícil. Não ter como cumprir os prazos e atingir metas porque a cada momento a equipe precisa começar do zero e reestruturar campanhas é sinônimo de improdutividade.

Mas existem maneiras de evitar o retrabalho? Não só existem como são simples e aplicáveis em qualquer modelo de agência. Inclusive, listei algumas dicas a seguir.

5 dicas para evitar o retrabalho

1. Construa um planejamento

Como eu expliquei, o retrabalho nasce da falta de alinhamento e uma comunicação interna desestruturada, mas para resolver isso é preciso construir um planejamento. Isso inclui criar um briefing detalhado, estabelecer cronograma para as entregas e integrar todo time desde a elaboração até a apresentação do trabalho final.

2. Utilize ferramentas de produtividade

Uma das formas de integrar todas as partes envolvidas e estruturar as entregas de maneira fluída é utilizar ferramentas de produtividade. Estabelecer o To Do e deixar visível para todos o que cada parte do time tem feito como tarefa ajuda a sincronizar a entrega e evita surpresas.

3. Alinhe a comunicação entre os times

Mesmo em equipes de trabalho remoto é possível otimizar a comunicação por meio de aplicativos e ferramentas de colaboração. Neles podem ser criados canais para tarefas e trabalhos específicos, que podem incluir, por exemplo, o seu cliente.

4. Invista em softwares de automação

Outra dica importante para evitar o retrabalho é diminuir as tarefas manuais. Utilize uma plataforma que integre soluções de marketing digital e torne as entregas mais assertivas. Por meio de uma plataforma como a HeroSpark, por exemplo, é possível realizar ações como:

• Disparo de e-mail marketing;
• Automação de funil de vendas;
• Geração de relatórios para acompanhamento das métricas da campanha;
• Construção de landing pages para captação de leads.

5. Estimule a prática de feedforward

Além disso, é importante fortalecer a cultura organizacional da empresa e realizar rituais organizacionais que ajustem a comunicação e alinhem as expectativas, como por exemplo a prática de feedforward. E para lhe ajudar a aplicar esse recurso poderoso na sua agência, é só conferir meu artigo sobre feedforward. Espero que você goste!

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Conclusão

Evitar o retrabalho e reduzir custos são objetivos essenciais para qualquer empresa. Ao identificar as causas do retrabalho, padronizar processos, investir em treinamento, utilizar tecnologia e monitorar constantemente os resultados, é possível melhorar a eficiência dos processos e garantir a qualidade do trabalho realizado. Portanto, implemente as dicas apresentadas e alcance resultados positivos em seu negócio.

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Aproveite para deixar seu comentário abaixo e compartilhar suas experiências na gestão de retrabalho. E se você quer ir além e buscar um crescimento significativo em sua vida pessoal e nos negócios, conheça a Mentoria Imparáveis. Ela é destinada para pessoas que buscam crescimento em suas vidas e negócios, oferecendo mentorias, conteúdos exclusivos e ferramentas práticas para alcançar resultados extraordinários.