Já parou para pensar em como as pessoas se veem na sua empresa? Quais são os cargos de liderança, como eles estão posicionados e qual seria a estrutura de trabalho ideal? A resposta para estas perguntas está na definição do organograma da agência.
Algumas pessoas acreditam que essa é uma estrutura que pode “engessar” a empresa e seus cargos, mas tudo depende da forma como ela é aplicada e apresentada aos colaboradores.
Aqui eu vou te apresentar o que é o organograma, o que você vai precisar para estruturar o da sua agência e um passo a passo para iniciar a elaboração de um modelo exclusivo para a sua empresa.
Vem comigo!
Para que serve o organograma em uma agência digital?
Como eu falei no início do texto, alguns empreendedores acreditam que o uso de um organograma pode engessar as atividades e o fluxo de comunicação entre as pessoas na empresa. E uma boa parte dessa visão vem das experiências com empresas tradicionais que aplicavam a ferramenta como um método de controle.
No entanto, essa percepção precisa ser desconstruída para você possa perceber as vantagens que a ferramenta apresenta.
A ideia principal do organograma é ser uma representação clara de como os cargos e setores da sua agência estão conectados, mostrando quem participa de cada setor e quais são as principais lideranças dos times.
Ele atua como um desenho da estrutura da sua empresa e as dinâmicas de relacionamentos, sendo um guia essencial tanto para os colaboradores que já estão na empresa quanto para os novos integrantes que estão participando do processo de onboarding. É aquela história do “se está difícil, é melhor desenhar”!
Assim, ao adotar este documento, é possível:
- Apresentar uma estrutura clara para a equipe;
- Definir como as funções estão agrupadas em cada setor;
- Mostrar um caminho de crescimento na empresa;
- Oferecer maior transparência para as equipes;
- Desenvolver a comunicação entre os times.
É importante lembrar que essa estrutura é essencial para todas as empresas, seja para as que trabalham com colaboradores no modelo CLT ou PJ.
Afinal, mesmo para as pessoas que prestam serviço sem o vínculo empregatício, essa estrutura serve como um guia para entender as relações entre cada integrante, quais os principais pontos de comunicação e quem são os responsáveis pelas áreas da agência.
Por isso, mesmo que a sua empresa trabalhe com uma equipe de colaboradores com e sem vínculo empregatício, o uso da ferramenta é fundamental.
Como construir um organograma?
Assim como os principais documentos que fazem parte da gestão de uma agência, a construção de um organograma também depende da participação e contribuição de outras pessoas.
Dessa forma, além de realizar pesquisas sobre as estruturas e modelos adotados por agências que atuam no mesmo ramo que a sua empresa, você também deve solicitar que as pessoas apresentem a sua percepção de como a empresa está dividida.
É essencial que você lembre que não existem regras que delimitam a construção do organograma. Por ser um documento personalizado e que representa a forma como uma empresa funciona, ele deve seguir um formato que esteja mais alinhado com o seu negócio.
Portanto, existem algumas perguntas-chave que podem te ajudar a iniciar a elaboração do modelo para a sua agência:
- Como o organograma vai nos ajudar?
- Qual o perfil da nossa empresa?
- Qual modelo pode se adaptar melhor à agência?
E para facilitar o entendimento de como construir o organograma, eu separei algumas dicas que vão te ajudar!
Identifique os cargos e departamentos
Todo organograma parte de como os cargos e funções em uma empresa estão divididos. Por isso, o primeiro passo é buscar identificar quais são as funções e departamentos da sua agência.
Essa pode parecer uma tarefa boba, mas ela é fundamental para entender quem são e como as pessoas e responsabilidades estão divididas na empresa. Afinal, será que os colaboradores sabem exatamente o que fazer? Existem casos de acúmulo de função? Alguém pode estar sofrendo uma sobrecarga de trabalho?
Todas essas perguntas podem ser respondidas através dessa análise inicial. E um documento que vai te ajudar a definir este caminho é a descrição de cargo.
Analise as relações entre setores e funções
Depois de identificar as funções, você deve partir para a análise das relações entre elas.
Isso significa que você vai buscar entender o fluxo de atividades e o posicionamento de cada pessoa, bem como entender quem são os responsáveis por cada setor e onde estão concentrados os principais pontos de comunicação.
Por exemplo, se surgiu um problema com a equipe de design, a quem você deve comunicar para que uma solução seja encontrada? Ao contratar um redator, quais caminhos ele pode tomar para crescer na empresa? Ou quais setores um colaborador pode explorar dentro do negócio?
Tudo isso deve ser analisado durante esta etapa.
Realize um brainstorming com o time
Após realizar o levantamento inicial das informações, chegou a hora de colocar a mão na massa e iniciar a construção dos primeiros esboços do organograma.
Lembre-se, esta é uma atividade que impacta diretamente em toda a estrutura da empresa e a percepção de como as pessoas estão distribuídas dentro da agência. Por isso, o melhor é tornar este processo uma experiência compartilhada com a equipe.
Neste ponto, você pode sugerir que algumas pessoas desenhem como percebem a empresa e quais as relações entre funções e setores. Após recolher as ideias individuais, o ideal é unir cada percepção e desenvolver um modelo baseado nas estruturas propostas.
Aqui você vai avaliar o que funciona e o que não funciona para a empresa. Afinal, este também é o momento para identificar gaps da gestão e propor melhorias.
Assim, além de elaborar um modelo de como a empresa é agora, você também poderá propor uma nova redistribuição e entender como ela poderia ser.
Valide com a equipe
Por fim, chegou o momento de validar o modelo com a equipe.
Verifique se o modelo é claro para os colaboradores, se eles concordam com as divisões e distribuições de cargos e setores e recolha o máximo de percepções possíveis. Lembrando que um organograma não deve ser um documento complexo.
Por isso, tenha sempre em mente que as pessoas devem “bater o olho” e entender como a agência funciona e onde cada cargo está alocado.
O organograma é um dos elementos essenciais para as agências que desejam profissionalizar a gestão e desenvolver uma empresa sólida.
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